{"id":1195,"date":"2021-11-05T02:20:01","date_gmt":"2021-11-05T02:20:01","guid":{"rendered":"https:\/\/nordware.io\/blog\/?p=1195"},"modified":"2023-07-04T19:18:57","modified_gmt":"2023-07-04T19:18:57","slug":"operacao-automatizada","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/nordware.io\/blog\/operacao-automatizada\/","title":{"rendered":"A migra\u00e7\u00e3o para uma opera\u00e7\u00e3o automatizada n\u00e3o precisa ser traum\u00e1tica, entenda como:"},"content":{"rendered":"

A nova tecnologia \u00e9 divertida e emocionante! Fazer a transi\u00e7\u00e3o de processos manuais para uma opera\u00e7\u00e3o automatizada pode ser um esfor\u00e7o estimulante para qualquer organiza\u00e7\u00e3o. As oportunidades dispon\u00edveis s\u00e3o infinitas, o que tamb\u00e9m pode tornar a mudan\u00e7a um pouco intimidante. N\u00e3o tem que ser! Est\u00e1 tudo no planejamento.<\/span><\/p>\n

A ado\u00e7\u00e3o da tecnologia de automa\u00e7\u00e3o de processos \u00e9 mais do que apenas plug and play. Ele elimina tarefas caras e demoradas, portanto, \u00e9 necess\u00e1rio pensar e planejar cuidadosamente a sua abordagem e implementa\u00e7\u00e3o para obter os melhores resultados. Roma n\u00e3o foi constru\u00edda em um dia e nem a sua automa\u00e7\u00e3o. Aqui est\u00e3o 4 fases de planejamento para ajudar a facilitar sua transi\u00e7\u00e3o de processos manuais para uma opera\u00e7\u00e3o automatizada<\/span><\/p>\n

Identifique seus processos manuais\u00a0<\/b><\/p>\n

Antes de come\u00e7ar a automatizar seus processos manuais, voc\u00ea precisa de uma lista de quais s\u00e3o esses processos. Portanto, a primeira fase \u00e9 identificar os processos manuais em sua organiza\u00e7\u00e3o. Aqui, voc\u00ea pode observar com aten\u00e7\u00e3o como sua organiza\u00e7\u00e3o opera diariamente. Muitas vezes, quando olhamos com aten\u00e7\u00e3o para o que fazemos e por que o fazemos, a resposta \u00e9 porque \u201c\u00e9 assim que sempre foi feito\u201d ou ainda pior – \u201crealmente n\u00e3o temos certeza do porqu\u00ea\u201d.<\/span><\/p>\n

Perguntas a serem feitas durante a fase de identifica\u00e7\u00e3o:<\/span><\/p>\n

    \n
  1. Qual \u00e9 o processo?<\/span><\/li>\n
  2. O que esse processo realiza?<\/span><\/li>\n
  3. Quem est\u00e1 envolvido no processo?<\/span><\/li>\n
  4. Quais s\u00e3o as entradas \/ sa\u00eddas deste processo?<\/span><\/li>\n
  5. Que decis\u00f5es s\u00e3o tomadas durante o processo?<\/span><\/li>\n
  6. Com quem as informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o compartilhadas e com que frequ\u00eancia?<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Avalie a necessidade de automatizar<\/span><\/p>\n

    Embora haja definitivamente benef\u00edcios para a automa\u00e7\u00e3o, h\u00e1 algumas situa\u00e7\u00f5es em que os ganhos n\u00e3o superam o custo e o esfor\u00e7o. Durante a fase de avalia\u00e7\u00e3o, voc\u00ea dar\u00e1 uma olhada em sua lista de processos manuais e avaliar\u00e1 os pr\u00f3s e contras da automa\u00e7\u00e3o. \u00c9 nesta fase que voc\u00ea determinar\u00e1 os benef\u00edcios que sua organiza\u00e7\u00e3o obter\u00e1 ao fazer a transi\u00e7\u00e3o de um processo manual para um processo automatizado.<\/span><\/p>\n

    Perguntas a serem feitas durante a fase de avalia\u00e7\u00e3o:<\/span><\/p>\n

      \n
    1. Qual \u00e9 o seu objetivo para a automa\u00e7\u00e3o?<\/span><\/li>\n
    2. Qual \u00e9 a vantagem de automatizar esse processo?<\/span><\/li>\n
    3. Qual problema voc\u00ea pretende resolver com a automa\u00e7\u00e3o?<\/span><\/li>\n
    4. Qual \u00e9 o impacto desse processo?<\/span><\/li>\n
    5. Precisamos desse processo?<\/span><\/li>\n
    6. Quantos recursos s\u00e3o necess\u00e1rios para o processo e quanto tempo leva para conclu\u00ed-lo?<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

       <\/p>\n

      Priorizar processos para automa\u00e7\u00e3o<\/b><\/p>\n

      Agora vamos colocar alguma organiza\u00e7\u00e3o em torno dessa lista. Lembre-se, n\u00e3o estamos indo para a abordagem da teoria do big bang. D\u00ea uma olhada em sua lista de processos para automatizar e determinar o que faz sentido automatizar agora e o que ser\u00e1 resolvido mais tarde. No topo da sua lista devem estar os processos que apresentam maior risco ou perda para a sua organiza\u00e7\u00e3o. Ent\u00e3o, os que seguem atr\u00e1s devem ser aqueles que utilizam mais recursos. \u00c9 aqui que voc\u00ea tira as frutas mais f\u00e1ceis e percebe um r\u00e1pido aumento na efici\u00eancia .<\/span><\/p>\n

       <\/p>\n

      Perguntas a serem feitas durante a fase de prioriza\u00e7\u00e3o:<\/span><\/p>\n

        \n
      1. Quais processos dependem de documentos em papel?<\/span><\/li>\n
      2. Quais processos est\u00e3o sujeitos a erro humano?<\/span><\/li>\n
      3. Quais processos apresentam maior risco para minha organiza\u00e7\u00e3o?<\/span><\/li>\n
      4. Quais processos demoram mais para serem executados?<\/span><\/li>\n
      5. Quais processos consomem mais recursos?<\/span><\/li>\n
      6. Quais processos utilizam transfer\u00eancias manuais?<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

         <\/p>\n

        Iniciar a migra\u00e7\u00e3o para uma opera\u00e7\u00e3o automatizada<\/b><\/p>\n

        \u00c9 aqui que come\u00e7a a verdadeira divers\u00e3o! Voc\u00ea tem um invent\u00e1rio de seus processos manuais. Voc\u00ea avaliou cada um por seu potencial de automa\u00e7\u00e3o. Todos os processos marcados para automa\u00e7\u00e3o foram priorizados para implementa\u00e7\u00e3o. Agora voc\u00ea pode ter uma opera\u00e7\u00e3o automatizada! No entanto, n\u00e3o basta automatizar o processo. Use esse tempo para automatizar e inovar a maneira como sua empresa opera. S\u00f3 porque voc\u00ea sempre fez algo da mesma maneira por anos, n\u00e3o significa que tenha que continuar assim.<\/span><\/p>\n

         <\/p>\n

        Perguntas a serem feitas durante a fase de automa\u00e7\u00e3o:<\/span><\/p>\n

          \n
        1. O processo pode ser simplificado?<\/span><\/li>\n
        2. Todas as etapas do processo s\u00e3o necess\u00e1rias?<\/span><\/li>\n
        3. Precisamos automatizar todo o processo?<\/span><\/li>\n
        4. Existe uma maneira melhor de executar este processo com o mesmo resultado?<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

          \"opera\u00e7\u00e3o<\/p>\n

          Pronto<\/b><\/p>\n

          A automa\u00e7\u00e3o \u00e9 um processo iterativo. Mantenha esta abordagem de 4 fases \u00e0 m\u00e3o. Conforme sua organiza\u00e7\u00e3o come\u00e7a a colher os benef\u00edcios da automa\u00e7\u00e3o , voc\u00ea desejar\u00e1 dar uma nova olhada em novas oportunidades de inova\u00e7\u00e3o e efici\u00eancia. N\u00e3o existe um processo perfeito. Sempre h\u00e1 espa\u00e7o para melhorias cont\u00ednuas.<\/span><\/p>\n

          Como voc\u00ea pode ver, a automa\u00e7\u00e3o de processos manuais envolve um pouco mais do que apenas apertar um bot\u00e3o. Com uma abordagem met\u00f3dica e a an\u00e1lise certa, a automa\u00e7\u00e3o pode ser tudo o que sua organiza\u00e7\u00e3o precisa para dar uma nova olhada na maneira como voc\u00ea opera. A tecnologia de automa\u00e7\u00e3o de processos existe para facilitar o esfor\u00e7o necess\u00e1rio para realizar o trabalho. Abrace a mudan\u00e7a e divirta-se um pouco com ela!<\/span><\/p>\n

           <\/p>\n

          4 benef\u00edcios internos para automa\u00e7\u00e3o de fluxo de trabalho<\/b><\/p>\n

          Voc\u00ea tem a garantia de uma solu\u00e7\u00e3o para o seu fluxo de trabalho. Precisa apenas encontrar promessas quebradas, experimentando lan\u00e7amentos prolongados de recursos que voc\u00ea pensava que estavam l\u00e1 e agora n\u00e3o consegue cumprir seus objetivos organizacionais?<\/span><\/p>\n

          Todos esses problemas s\u00e3o baseados em hist\u00f3rias verdadeiras. Existem pessoas que continuam enfrentando esses obst\u00e1culos todos os dias, e n\u00e3o queremos que voc\u00ea seja um deles. Permita-nos colocar sua mente \u00e0 vontade. Sabemos que o conceito de implementa\u00e7\u00e3o de aplicativos BPM corporativos pode ser intimidante.<\/span><\/p>\n

          Mas com o fluxo de trabalho, voc\u00ea pode conectar processos e come\u00e7ar a conectar metodicamente as solu\u00e7\u00f5es fragmentadas. Existe uma maneira mais simples de cuidar dos seus dias que acabar\u00e1 economizando tempo, dinheiro e estresse no longo prazo. Aqui est\u00e3o quatro benef\u00edcios principais da automa\u00e7\u00e3o do fluxo de trabalho que voc\u00ea est\u00e1 perdendo se ainda usa planilhas do Excel para realizar o trabalho.<\/span><\/p>\n

            \n
          1. O fluxo de trabalho funciona da maneira que voc\u00ea faz<\/b><\/li>\n<\/ol>\n

            Com uma plataforma de fluxo de trabalho flex\u00edvel e interativa, n\u00e3o h\u00e1 necessidade de profissionais de TI ou designers de IU. Voc\u00ea pode automatizar suas planilhas do Excel com facilidade e efici\u00eancia. O sistema altera dinamicamente o que \u00e9 exibido, dependendo do que voc\u00ea est\u00e1 fazendo, \u00e0 medida que as intera\u00e7\u00f5es conduzem os processos. Os dados cr\u00edticos para a tomada de decis\u00f5es s\u00e3o centralizados em uma visualiza\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

            Nosso sistema exclusivo oferece uma transi\u00e7\u00e3o direta e de alta qualidade do trabalho manual extenuante para uma plataforma de fluxo de trabalho f\u00e1cil de usar. Configure seus n\u00edveis de conjunto de habilidades, classifica\u00e7\u00f5es de risco e l\u00f3gica de atribui\u00e7\u00e3o uma vez e libere esse tempo no seu dia. Ent\u00e3o, quando voc\u00ea precisar mudar, voc\u00ea pode!<\/span><\/p>\n

              \n
            1. Sua empresa continua avan\u00e7ando sem interrup\u00e7\u00f5es<\/b><\/li>\n<\/ol>\n

              Encontramos essa pergunta com frequ\u00eancia: quanto tempo leva para fazer a transi\u00e7\u00e3o para uma nova solu\u00e7\u00e3o automatizada? A resposta pode surpreender voc\u00ea. Voc\u00ea pode come\u00e7ar agora com um conjunto de fluxos de trabalho que est\u00e3o sendo tratados em planilhas e conect\u00e1-lo. Isso complementar\u00e1 ou atualizar\u00e1 quaisquer sistemas existentes que voc\u00ea tenha. O per\u00edodo de tempo varia dependendo da complexidade do fluxo de trabalho e das necessidades de integra\u00e7\u00e3o.\u00a0<\/span><\/p>\n

                \n
              1. Analisar e relatar os dados a qualquer momento<\/b><\/li>\n<\/ol>\n

                Uma das muitas vantagens da automa\u00e7\u00e3o do fluxo de trabalho \u00e9 a capacidade de acessar seus dados quando voc\u00ea precisa e como deseja v\u00ea-los. Esteja voc\u00ea preocupado com produtividade, volumes, conclus\u00f5es hist\u00f3ricas ou previs\u00f5es, seus dados podem ser acessados em tempo real nos pain\u00e9is.<\/span><\/p>\n

                Depois que uma regra de neg\u00f3cios \u00e9 executada , ele registra que foi disparada e executa a regra. A regra pode ser o lan\u00e7amento de uma nova a\u00e7\u00e3o ou processo, a conclus\u00e3o de uma a\u00e7\u00e3o, o preenchimento de dados ou mais, a exibi\u00e7\u00e3o de an\u00e1lises ao mesmo tempo.<\/span><\/p>\n

                Usando KPIs, voc\u00ea pode marcar os marcos que deseja medir e adicion\u00e1-los facilmente a pain\u00e9is configur\u00e1veis para qualquer tipo de fun\u00e7\u00e3o dentro da organiza\u00e7\u00e3o. A visibilidade \u00e9 o resultado comprovado.<\/span><\/p>\n

                  \n
                1. O fluxo de trabalho \u00e9 escalon\u00e1vel<\/b><\/li>\n<\/ol>\n

                  Como os processos s\u00e3o interativos e o robusto mecanismo de regras de neg\u00f3cios aumenta a efici\u00eancia, a operacionaliza\u00e7\u00e3o de suas solu\u00e7\u00f5es alternativas e planilhas torna sua empresa cada vez melhor ao longo do tempo.<\/span><\/p>\n

                   <\/p>\n

                  3 dicas para passar de processos baseados em papel para fluxos de trabalho digitais automatizados<\/b><\/p>\n

                  Se seus processos existentes est\u00e3o bem documentados, \u00e9 relativamente f\u00e1cil transferi-los para um ambiente digital usando um\u00a0 sistema de gerenciamento de documentos. Infelizmente, muitas organiza\u00e7\u00f5es t\u00eam documenta\u00e7\u00e3o pobre ou imprecisa, o que torna a cria\u00e7\u00e3o de fluxos de trabalho digitais mais complicada. Antes de projetar e implementar o fluxo de trabalho, voc\u00ea deve compreender o processo atual.<\/span><\/p>\n

                   <\/p>\n

                  3 etapas b\u00e1sicas para criar fluxos de trabalho digitais eficazes<\/b><\/p>\n

                    \n
                  1. Re\u00fana as partes interessadas para discutir o processo: Para desenvolver processos eficazes sem papel , \u00e9 absolutamente essencial conversar com os principais usu\u00e1rios e partes interessadas, em vez de apenas com o gerenciamento de n\u00edvel C. O que voc\u00ea costuma descobrir \u00e9 que os executivos e gerentes de n\u00edvel C pensam que a organiza\u00e7\u00e3o segue um determinado processo, mas a realidade do dia a dia \u00e9 totalmente diferente.<\/span><\/li>\n
                  2. Espelhe processos existentes ao mapear seus fluxos de trabalho digitais: ao desenvolver seu plano para converter processos existentes em um ambiente digital, evite introduzir mudan\u00e7as radicais de processo ao mesmo tempo. Usar aplicativos ou programas o ajudar\u00e1 a visualizar seus processos manuais. Em seguida, voc\u00ea pode ajust\u00e1-los, mas certifique-se de que todos os envolvidos revisaram as melhorias sugeridas. Uma advert\u00eancia: ao otimizar e digitalizar um processo, certifique-se de documentar as altera\u00e7\u00f5es. Ent\u00e3o, se surgirem problemas no teste, voc\u00ea pode determinar se eles s\u00e3o devido \u00e0 nova plataforma ou ao novo processo.<\/span><\/li>\n
                  3. Uma vez que o sistema de gerenciamento de documentos digitais foi testado, voc\u00ea pode descobrir novas oportunidades para otimizar seus fluxos de trabalho: Avalie seus fluxos de trabalho ap\u00f3s a primeira fase de teste e procure maneiras de eliminar etapas desnecess\u00e1rias e otimizar os processos. Voc\u00ea tamb\u00e9m deve verificar com os usu\u00e1rios finais ap\u00f3s a implementa\u00e7\u00e3o. Eles podem ter sugest\u00f5es para outras melhorias no fluxo de trabalho depois de usarem o sistema por alguns meses.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

                    Por que mudar para um escrit\u00f3rio sem papel?<\/b><\/p>\n

                    A convers\u00e3o de arquivos em um ambiente digital por meio de um\u00a0 sistema de gerenciamento de documentos permite adaptar a experi\u00eancia do usu\u00e1rio para atender aos seus requisitos. Essas personaliza\u00e7\u00f5es geralmente incluem notifica\u00e7\u00f5es e lembretes por e-mail ou servi\u00e7os da Web que trazem dados externos para o fluxo de trabalho digital.<\/span><\/p>\n

                    O uso de fluxos de trabalho digitais\u00a0 n\u00e3o se limita a nenhum setor. Embora alguns sistemas de gerenciamento de documentos sejam projetados com escrit\u00f3rios de advocacia ou organiza\u00e7\u00f5es de sa\u00fade em mente, n\u00e3o h\u00e1 necessidade de usar um sistema espec\u00edfico do setor. Os fluxos de trabalho digitais baseados em documentos em manufatura, sa\u00fade ou finan\u00e7as usam os mesmos componentes, mas podem organiz\u00e1-los de maneira diferente para atender aos requisitos de um processo.<\/span><\/p>\n

                     <\/p>\n

                    Para saber mais sobre as possibilidades dispon\u00edveis para manter sua opera\u00e7\u00e3o automatizada, acesse o site da Nordware clicando aqui.<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                    A nova tecnologia \u00e9 divertida e emocionante! Fazer a transi\u00e7\u00e3o de processos manuais para uma opera\u00e7\u00e3o automatizada pode ser um esfor\u00e7o estimulante para qualquer organiza\u00e7\u00e3o. As oportunidades dispon\u00edveis s\u00e3o infinitas, o que tamb\u00e9m pode tornar a mudan\u00e7a um pouco intimidante. N\u00e3o tem que ser! Est\u00e1 tudo no planejamento. A ado\u00e7\u00e3o da tecnologia de automa\u00e7\u00e3o de processos \u00e9 mais do que apenas plug and play. Ele elimina tarefas caras e demoradas, portanto, \u00e9 necess\u00e1rio pensar e planejar cuidadosamente a sua abordagem e implementa\u00e7\u00e3o para obter os melhores resultados. Roma n\u00e3o foi constru\u00edda em um dia e nem a sua automa\u00e7\u00e3o. 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