Como auxiliar sua equipe a utilizar um integrador ERP em casa?
O home office não é uma novidade no mercado de trabalho. No entanto, desde que a pandemia da covid-19 nos obrigou a adotar o isolamento social, trabalhar em casa se tornou uma realidade para muita gente. É nesse cenário, aliás, que as empresas ganham um aliado: o integrador ERP. Mas como utilizar?
Se acaso você não consegue responder essa pergunta, não há problema. Saiba que, ao longo deste texto, nós vamos te ajudar a auxiliar a sua equipe no uso de um integrador ERP durante o home office.
Você vai entender melhor como funciona um ERP, quais vantagens ele oferece à sua empresa e como ele pode te ajudar a aumentar a produtividade do seu negócio em tempos pandêmicos.
E então, vamos lá?!
Integrador ERP: o que é?
Antes de qualquer coisa, você sabe dizer o que significa ERP? Pois bem, essa sigla vem da expressão “enterprise resource planning”, que significa “sistema de gestão integrado” em português. Trata-se, portanto, de uma tecnologia que auxilia empresas em seus processos internos, integrando as atividades de todos seus setores, desde os recursos humanos até às vendas.
A principal premissa do ERP é centralizar as informações de um negócio. Desse modo, o fluxo de dados corporativos acaba se tornando mais fluido e permite um compartilhamento mais fácil. Assim sendo, não há duplicidade nesses dados e a empresa ganha uma redução de erros.
Um ERP pode, por exemplo, gerenciar toda a gestão de contas de uma empresa, quer seja a pagar, quer seja a receber. Do mesmo modo, é capaz de gerenciar registros contábeis e livros e documentos fiscais, bem como permite acompanhar as vendas e os pedidos de compras.
Além disso, um ERP pode gerenciar o controle de estoque, atentando-se às entradas, às saídas e às transferências. Se já não bastasse, ainda pode contribuir para a gestão de pessoas, oferecendo informações acerca da produtividade da equipe.
Nada mal, não é mesmo?
De modo geral, pode-se dizer que o ERP oferece soluções em uma única base, íntegra. A gestão passa a ser mais eficiente e os procedimentos, por sua vez, tornam-se mais rápidos.
Isso permite à empresa, então, o acesso a insights diversos, que facilitam as tomadas de decisão. Do mesmo modo, permite uma comunicação mais eficiente, que permite soluções mais ágeis aos problemas do dia a dia.
Afinal, quando um gestor ou uma gestora tem uma visão ampla a respeito de todos os setores de seu negócio, fica muito mais fácil planejar os próximos passos, concorda? Assim, crescem as chances de sucesso, aquilo que toda empresa está em busca.
Um integrador ERP pode contribuir com o home office?
Como dissemos, não são poucas as empresas que optaram pelo home office com a chegada da pandemia da covid-19. Afinal, o isolamento social se tornou necessário e o modo mais seguro de trabalho, então, foi cada um ficar em sua casa.
No entanto, o home office nos trouxe muitos desafios. Não é nada fácil trabalhar em equipe quando cada um está em um lugar, diferentes bairros, cidades, estados e quem sabe até mesmo países.
Mas a boa notícia é que um ERP traz uma série de soluções para isso.
Em primeiro lugar, devemos destacar que ele pode ter acesso em qualquer momento e em qualquer lugar. Assim, essa mobilidade do home office não se torna um problema, já que todos os membros de uma equipe podem acessar o painel de informações e definir suas prioridades.
Além disso, um ERP permite aos gestores e gestoras um controle mais eficaz a respeito dos processos de suas empresas. Isso ocorre porque os registros se tornam mais simples de serem vistos e ainda há uma produção de relatórios automáticos.
Ou seja, tudo fica às claras!
Empresas que buscam aparar as arestas que a pandemia trouxe e, ao mesmo tempo, aumentar a sua produtividade devem apostar em um integrador ERP. Com ele, os colaboradores conseguem ter mais foco e satisfação, já que passam a não perder mais tempo com reuniões inúteis, conversinhas de escritório e engarrafamento no trânsito.
É por isso que você, como gestor e gestora, deve auxiliar os colaboradores de sua empresa no uso de um integrador ERP em suas casas. Algumas dicas são muito úteis no dia a dia e são capazes de solucionar problemas que, muitas vezes, parecem ser difíceis demais.
Continue a leitura, portanto, e saiba como auxiliar a sua equipe a utilizar um integrador ERP no formato home office!
Como saber se sua empresa precisa de um integrador ERP para o home office
Alguns fatores evidenciam a necessidade de sua empresa contar com um integrador ERP. Sendo assim, vamos falar a respeito de alguns deles e, se acaso o seu negócio se identificar com pelo menos um, considere contratar um ERP.
Pense, por exemplo, se a sua equipe gasta muito tempo para realizar tarefas que poderiam ser automatizadas. Bem, esse é um fator. São muitas planilhas manuais no Excel? Olha, um ERP resolve isso em questão de segundos.
Outro fator? Pois bem: você, gestor ou gestora, não tem acessos às informações de sua empresa e precisa recorrer aos colaboradores para tomar decisões importantes? Um ERP lhe dá uma visão ampla sobre todos os setores do negócio e te ajuda a tomar decisões.
Se acaso a sua empresa possui diversos softwares, que adquiriu com o passar do tempo, mas eles não têm conexão entre si, considere contratar um ERP. Isso porque ele centraliza todas as informações em um só sistema.
Do mesmo modo, verifique se há dificuldade, por parte de sua equipe, em compartilhar informações. Isso acaba dando brechas a erros e, mais uma vez, um ERP pode vir a ser a solução.
Outra coisa: já percebeu que você e sua equipe demora para identificar problemas que surgem no dia a dia? Bem, você já sabe qual é a solução para isso também.
Esses são apenas alguns dos vários fatores que indicam a necessidade de uma empresa em contar com um integrador ERP. Ainda assim, temos certeza de que o seu negócio se encaixa em pelo menos um deles.
Se acaso você decidiu pela contratação de um, mas tem dúvidas sobre como utilizá-lo durante o período de home office, continue a leitura, porque vamos lhe explicar tudo a seguir!
Como utilizar um integrador ERP no home office?
Defina dias e horários para logins, monitore as conexões e defina tarefas
Uma dica para auxiliar a sua equipe no uso de um integrador ERP é definir dias e horários para que cada colaborador possa acessar o sistema. Desse modo, você tem o controle do uso do ERP e sabe, em qualquer momento do dia, quem está por lá.
Do mesmo modo, é importante que você, gestor ou gestora, monitore as conexões ao ERP e também se atente ao tempo em que cada colaborador está no sistema. É uma forma de se certificar sobre o andamento da definição sobre a qual falamos acima.
Além disso, você pode definir as tarefas que os colaboradores devem cumprir junto ao ERP e estimar o tempo para cada atividade. Da mesma forma, é capaz de escolher se cada trabalho vai ocorrer de modo individual ou em equipe, como também mensurar cada apontamento nas atividades.
Lembre-se, no entanto, de que a sua equipe precisa se familiarizar ao ERP de sua empresa. Desse modo, não hesite em promover treinamentos, quantos forem necessários, e em oferecer todas e quaisquer informações sobre o ERP.
Os colaboradores de sua empresa precisam conhecer bem o ERP para que possam manipulá-lo da melhor forma. De início, pode ser que eles se assustem e vejam o integrador como algo muito difícil de entender; afinal, é um sistema complexo.
No entanto, a tendência é que, com o passar dos dias e sua implantação na rotina, essa dificuldade suma e dê lugar ao dinamismo. No fim das contas, todo mundo compreende que um integrador ERP é um grande aliado no dia a dia corporativo, sendo capaz de otimizar os processos e reduzir os erros.
Indique rotinas de trabalho
Trabalhar em casa pode ser uma grande armadilha quando não se tem uma rotina. É por isso que você, gestor ou gestora, deve incentivar a sua equipe a criar uma rotina durante o trabalho.
Um primeiro passo, portanto, é definir o local de trabalho. Nada de levar o notebook para o sofá da sala, a mesa da cozinha ou sobre a cama.
Os colaboradores de sua empresa precisam de um lugar fixo para, todos os dias, estarem durante suas atividades. Se acaso eles tiverem, em suas casas, um cômodo para montar uma espécie de escritório, ótimo. Basta uma janela aberta, uma escrivaninha, uma boa cadeira, além do acesso à energia elétrica e à internet para tudo funcionar bem.
No entanto, nem todo mundo tem um espaço como esse em casa. Desse modo, sugerimos que encontre um lugar nos cômodos disponíveis.
Lembre-se, no entanto, de que é preciso silêncio para que a rotina se dê da melhor forma, sem distrações. Fuja da presença de crianças, por exemplo.
O próprio quarto, aliás, pode ser um bom lugar, desde que não faça mal ao colaborador; ou seja, ele precisa saber diferenciar o espaço como local de trabalho e como local de descanso.
Além disso, sugira à equipe a escolha de horários para as atividades. Disciplina, no home office, é fundamental para o bem estar e para a produtividade de qualquer pessoa.
Use as ferramentas digitais no dia a dia
O ERP, em si, já é uma ferramenta online, como você sabe. É por isso, aliás, que ele permite o acesso dos colaboradores de sua equipe em qualquer horário e em qualquer dia.
No entanto, você pode usar outras ferramentas digitais para auxiliar no dia a dia do home office. Elas surgem como grandes apoiadores para o seu negócio sobreviver e, além disso, destacar-se em meio à crise que vivemos.
Ferramentas muito conhecidas por todos nós, como o WhatsApp e o Telegram, servem para mais do que meros bate-papos. Contar com elas no cotidiano corporativo é um meio de otimizar a comunicação.
Do mesmo modo, outras, como o Skype e o Google Meet, auxiliam em reuniões, diminuindo as perdas que o trabalho remoto provoca. Vale lembrar, no entanto, que a implantação de um ERP elimina uma série de reuniões do dia a dia que deixam de ser necessárias.
Lembra-se daqueles encontros para buscar soluções para determinados problemas? Pois bem, muito disso o próprio ERP resolve, oferecendo a sua empresa mais tempo para pensar no que realmente importa.
Vale lembrar, do mesmo modo, de outras ferramentas online que podem ajudar o seu negócio. O WeTransfer, por exemplo, é uma ótima saída para quem precisa compartilhar um arquivo muito pesado.
O Miro, por sua vez, ajuda na gestão de projetos, incentivando a criatividade e a organização. Sem falar do Google Keep, que substitui os antigos posts-its com anotações, to-do-lists e outros recursos.
