A área de vendas é tradicionalmente importante dentro das empresas, principalmente e-commerces, mas você já parou pra pensar que, conforme o volume de pedidos aumenta, qualquer falha na operação poderá ser fatal para a empresa? Por isso, a gestão integrada de processos é uma grande aliada das empresas que buscam escalar suas operações. 

A melhor maneira de garantir produtividade máxima é investindo em um sistema único, capaz integrar todas as informações de todas as áreas em tempo real. Ou seja, um sistema que articula dados sobre fluxo de caixa, compras e vendas, situação dos estoques, tempo gasto para produção e muitos outros indicadores.

E é aí que entra o SAP Business One, ou B1, como é popularmente conhecido. Com ele, é possível enxergar todos os processos em um único sistema, facilitando a comunicação, produção e administração.

A palavra que melhor define o SAP B1 é acessibilidade: baixo custo, fácil manuseio e automação. Ou seja, além de pagar pouco, você não precisa de um treinamento extenso para utilizá-lo, assim como também não precisa comprar um novo software caso seu negócio mude. 

Além de tudo isso, o SAP B1 conta com recursos exclusivos, que fazem dele o ERP com melhor custo-benefício do mercado. Ficou curioso? Continue lendo para saber mais sobre essa plataforma.

 

O que é o SAP B1?

De forma simples, o SAP B1 é uma plataforma de software ERP pensada para auxiliar pequenas e médias empresas a dirigirem seus negócios de forma simples. O programa possibilita a integração das informações vindas de diferentes setores, permitindo a otimização de todas as etapas do processo de comercialização.

A centralização dos dados da empresa faz com que esta se torne mais competitiva de uma maneira geral. Isso acontece porque, com a visão completa da empresa, torna-se possível encontrar soluções certeiras mais rapidamente, o que evita erros e desperdício de tempo.

Além disso, o sistema atualiza automaticamente tudo o que entre e sai, fazendo cálculos sobre custos, lucros, previsão de compra e venda e muito mais.  Logo, muitas tarefas são automatizadas, o que diminui o tempo gasto com operações administrativas. Dessa forma, os profissionais podem dedicar seus tempos às suas atividades normais, aumentando, assim, a produtividade geral da empresa.

O SAP B1 possui módulos para finanças, gestão de relacionamento com o cliente, gestão de produção e armazenamento, controle de compras e inventário e relatórios e análises. Além disso, o sistema conta com aplicativo para dispositivos móveis, como celulares e tablets, e armazenamento na nuvem. Assim, é possível acessar e alterar informações no sistema a qualquer hora e lugar.

Por último, com o SAP B1, é possível gerenciar mais de uma empresa e/ou filial, com várias moedas diferentes e múltiplos estoques em um único sistema. Incrível, não é mesmo?

Como funciona o SAP Business One

Agora que já sabemos o que é SAP B1 e como ele pode te ajudar a alavancar o seu negócio, vamos descobrir como ele funciona. Aqui, você verá mais detalhes sobre os módulos oferecidos pelo sistema, bem como sobre a implementação, treinamento e demais recursos disponíveis.

A implementação do SAP B1 é dividida em 5 fases

  1. Realização do projeto;
  2. Business blueprint;
  3. Realização;
  4. Preparação final;
  5. Produção. 

O processo como um todo leva de um a quatro meses, dependendo do empenho da equipe.

Na primeira fase, são decididos número de usuários, módulos a serem adquiridos, tipo de armazenamento de dados (local ou nuvem), entre outros. Já na segunda fase, entrevista-se os usuários escolhidos sobre suas rotinas de trabalhos, e monta-se um relatório (blueprint) com detalhes do processo e parâmetros para configurar o software.  A terceira fase é a da implementação,  com a apresentação do sistema aos usuários, e a quarta consiste no treinamento destes, bem como nos testes e ajustes do programa. Por último, a quinta fase é a inauguração, que nada mais é do que o funcionamento pleno do sistema.

Agora, vamos analisar mais a fundo os principais módulos que o SAP B1 oferece, vistos no tópico anterior.

1. Controle de compras e inventário

Esse recurso melhora as práticas de compra e controla custos, permitindo que os usuários gerenciem o ciclo completo da venda: recibos, faturas, devoluções e pagamentos. Além disso, as ferramentas permitem gerenciamento de dados, processo de aquisição, dívidas e integração de depósitos e contabilidade, bem como a habilidade de gerar relatórios integrados com dados em tempo real.

2. Gerenciamento financeiro

Aqui, as ferramentas simplificam as operações financeiras, tendo como objetivo ajudar a melhorar margens de lucro, reduzir erros e permitir melhores tomadas de decisão. Elas incluem contabilidade, sistema de gerenciamento de ativos fixos, recursos bancários e relatórios e análises financeiras.

3. Gerenciamento de vendas e clientes

Esse recurso oferece ferramentas para gerenciamento de vendas, campanhas de marketing, clientes, serviços, entre outros, além de abordar relatórios e análises. Com isso, é possível acompanhar todo o processo de distribuição: contato inicial, venda e suporte pós-venda.

4. Business intelligence

As ferramentas aqui permitem que os usuários criem relatórios relevantes, personalizados e precisos com base em dados de toda a empresa.

5. Análises e relatórios

Esse módulo auxilia os usuários nas tomadas de decisão, uma vez que registra todos os dados importantes em tempo real e disponibiliza-os instantaneamente em forma de relatórios e dashboards.

Além disso, como já apontado, o SAP B1 conta com recursos para dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Ou seja, você pode participar de seus negócios a qualquer hora, onde estiver. Tais recursos são úteis, por exemplo, para funcionários que estejam viajando ou trabalhando em home office.

Um outro recurso promissor, já citado, é o armazenamento na nuvem. Com isso, a atualização ou implementação de novas versões acontece em todas as máquinas ao mesmo tempo; não é necessário parar as operações. Além disso, pode-se obter licenças para novos usuários à medida que a empresa cresce; o sistema é capaz de se adaptar a novas necessidades de expansão. Finalmente, o artifício da nuvem fornece maior segurança para os dados, uma vez que restringe o acesso a funcionários seletos. Assim, protege-se os dados de qualquer edição ou deleção, o que aumenta a transparência dos negócios.

Por fim, para aprender a utilizar o software, é necessário realizar um curso preparatório, que você pode encontrar em  plataformas online e/ou instituições presenciais. Cada programa possui seu próprio esquema de ensino, variando de totalmente online ou presenciais até cursos mistos. Você pode escolher o que for mais conveniente para sua rotina de trabalho e aprendizado.

Tipos de empresas que podem ter benefícios usando o SAP B1

Qualquer empresa pode se beneficiar do uso de SAP B1; no entanto, ele foi especialmente projetado para pequenas e médias empresas, que precisam de um sistema simples e barato, porém tão eficiente quanto grandes estruturas de TI.

Para uma definição mais precisa, é recomendado que o mínimo ideal de faturamento da empresa para implementar o SAP B1 é de 12 milhões ao ano para empresas varejistas, e 6 milhões ao ano para empresas de serviços, indústrias e distribuidores.

Esse limite mínimo existe porque temos que considerar o investimento necessário para a implementação do sistema, bem como o gasto com mensalidades. O investimento inicial varia de R$ 25.000,00 a R$ 50.000,00, enquanto as mensalidades podem variar de R$ 1.800,00 a R$ 4.000,00. Ou seja, são despesas viáveis para empresas com os lucros mencionados.

Porém, há outros fatores para considerar. Por exemplo: a empresa pode ter a perspectiva de escalar prontamente o seu negócio, e quer ter um software que se adapte a mudanças sem custos adicionais. Além disso, pode ser que haja exigências específicas que o SAP B1 pode administrar de forma mais eficiente. Em suma, tudo depende de quanto pode ser investido e do planejamento a médio prazo.

 Vantagens de se utilizar um ERP

Antes de tudo, vamos recapitular o conceito de ERP. ERP é uma sigla que, em inglês significa “Enterprise Resource Planning” – “planejamento de recursos empresariais”, em tradução literal; no Brasil, é chamado de sistema de gestão integrado. Assim, se unirmos as duas definições, podemos concluir que ERP é um sistema que permite o planejamento e a gestão de recursos empresariais de forma integrada.

Podemos concordar que, para que uma empresa prospere, é preciso que haja sincronia entre a demanda, material, capital, produção e armazenamento. Além disso, há ainda todos os dados de contabilidade, financeiro e recursos humanos associados a cada uma dessas etapas. Quando pensamos no volume de informações geradas nesses processos, vemos a necessidade de uma infraestrutura de TI capaz de unir os diferentes dados gerados pelos setores. No entanto, isso pode custar caro: tanto pela implementação do sistema quanto pela mão de obra para mantê-la.

Nesse cenário, entram os ERPs. Esses softwares oferecem uma solução fácil, segura e mais econômica para monitorar o processo geral. Com isso, fica mais fácil identificar gargalos, realocar recursos, tomar decisões… ou seja, intervir para otimizar a produção de maneira geral.

Na prática, além da economia com recursos de TI, as vantagens de se utilizar um ERP são: facilidade de planejamento, relatórios diretos e atualizados, reuniões mais curtas, supervisão em tempo real do fluxo de produção e de dinheiro, diminuição do tempo gasto com questões administrativas e maior segurança para os dados.

Por fim, EPRs são sistemas flexíveis e de auto atualização. Assim, se adaptam tanto ao tipo de negócio quanto ao surgimento de novas necessidades no meio do caminho. Logo, não será necessário comprar um software novo toda vez que seu negócio crescer e/ou as exigências mudem.

Como implementar o SAP Business One

Agora que você já conhece todas as vantagens do SAP B1 e sabe como ele pode te ajudar a disparar o seu negócio, chegou a hora de pensar em como implementá-lo. Certamente você procura um serviço confiável e comprometido, que entenda suas necessidades e saiba montar o melhor plano com o menor custo possível. Para isso, conte com a Nordware!

Em primeiro lugar, nós temos uma equipe formada por profissionais altamente qualificados, especialistas no sistema SAP Business One, com destaque para operações de e-commerce. Assim, nosso serviço é ágil e preciso, ao mesmo tempo que se adapta às exigências particulares de cada tipo de negócio.

Além disso, contamos com suporte, AMS e Continuous Delivery de forma permanente, oferecendo segurança e eficiência aos nossos clientes. Na prática, isso significa que estamos sempre em alerta para manutenções, gestão, diagnóstico e prevenção em nossos sistemas, realizando trabalhos de maneira rápida e segura para eliminar erros e garantir a melhor usabilidade possível.

Por fim, oferecemos recursos de consultoria, levando em conta a realidade da empresa e apresentando soluções efetivas e personalizadas.

Tudo isso foi pensado especialmente para direcionar aos nossos clientes as melhores opções para otimizar o negócio e maximizar os lucros.