Dicas para o gerenciamento de projetos no SAP
O gerenciamento de projetos no SAP é uma alternativa interessante para organizar e agilizar processos. O programa oferece diversas funções que facilitam a gestão e tornam as tarefas mais fáceis.
O SAP é um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), direcionado para organizar diferentes elementos de uma empresa, como tarefas relacionadas à logística, orçamentos, produção, contabilidade, etc.
O grande trunfo do SAP é que a partir da leitura de dados que são incluídos no sistema, são projetadas soluções que auxiliam no gerenciamento.
Se trata de uma linguagem simples e de fácil utilização, por isso ela é tão popular entre os empresários e gestores de projetos. Veja a seguir algumas dicas para gerenciamento de projetos no SAP.
6 Dicas para gerenciar projetos no SAP
Um problema comum relacionado ao gerenciamento de projetos no SAP é que muitas vezes as empresas deslocam uma equipe sem experiência e sem conhecimento da ferramenta para fazer isso.
Embora o SAP seja um sistema bastante simples e fácil de utilizar, é importante ter ao menos um pouco de familiaridade e seguir essas dicas para conduzir o projeto de maneira correta.
1. O SAP não é um projeto de TI
A primeira dica importante é que você considere o gerenciamento de projetos SAP uma estratégia de negócios, não de TI. Assim você incluirá todos os dados e envolverá a equipe administrativa nos processos.
Essa consciência faz com que a ferramenta seja mais bem aproveitada. Por isso, é importante determinar uma metodologia clara e objetiva que consiga identificar, planejar, gerenciar e rastrear os benefícios do projeto.
Nesse sentido também vale destacar o quanto é necessário manter uma comunicação clara e objetiva tanto com o cliente final quanto com a equipe que está diretamente ligada ao projeto.
Falhas de comunicação costumam trazer ruídos que influenciam negativamente nos resultados. definitivamente você não quer passar por isso e ter problemas por um ponto que é absolutamente contornável com um bom diálogo.
2. Antecipe problemas e aprenda a não ignorá-los:
É importante, na utilização do SAP, que o gerente de projeto adquira um perfil proativo e consiga antecipar problemas. Por mais completo e prático que o sistema seja – e ele é! – os problemas surgirão.
Assim sendo, uma das dicas mais importantes é: sempre que identificar um pequeno problema, imagine que mais a frente ele pode se tornar algo realmente relevante.
Defina soluções imediatas e não empurre essas questões para depois. Assim você evitará que os percalços se tornem impedimentos reais para o sucesso do seu projeto.
4. Conheça os modelos ágil e cascata
A primeira grande dúvida que o gerente de projeto enfrentará é: qual é a melhor abordagem para implantação desse projeto? Existem duas abordagens do SAP que são bastante interessantes.
Modelo Cascata
No modelo conhecido como cascata o projeto é definido a partir de uma sequência de etapas que é, mais ou menos, essa aqui:
- Reunião de documentos requisitados;
- Desenho do projeto;
- Código e teste unitário;
- Teste do sistema;
- Teste de aceitação do usuário;
- Correções de problemas;
- Entrega do projeto.
Cada uma das etapas considera um passo no desenvolvimento de software. No entanto, uma nova etapa não começa antes que a anterior se conclua. Cada uma das fases deve ser revisada e aprovada antes de prosseguir.
Uma das grandes vantagens é que nesse modelo o escopo é conhecido por completo e aprovado em sua fase inicial.
Portanto, o cliente que contratou o projeto não precisa participar de todas as próximas etapas, atribuindo agilidade e praticidade ao desenvolvimento.
Modelo Ágil
Os métodos chamados de “ágeis” são mais interativos e permitem o planejamento de entregas dos sprints em períodos pré-determinados.
No entanto, caso algum imprevisto atrapalhe essa entrega, é possível redimensionar o planejamento.
O grande trunfo do gerenciamento de projetos no SAP através do modelo ágil é que ele gera compilações que podem ser apresentadas e aprovadas pelo cliente em cada etapa.
Portanto, diferentemente do modelo cascata, esse aqui demanda a presença do cliente durante todo o processo de desenvolvimento, principalmente no que diz respeito às revisões.
Escolher qual modelo será utilizado é importante. A dica é que o gerente de projetos pesquise e compreenda quais são os prós e os contras de cada um antes de simplesmente bater o martelo em sua escolha.
5. Envolva representantes comerciais desde o início
Pense no seguinte cenário: Você criou a estratégia, definiu os parâmetros, implementou e ajustou o projeto no SAP.
No entanto, ao final, o departamento comercial considera que o projeto não é bom o suficiente.
Ajustar, corrigir e alterar gera um retrabalho que pode ser ainda mais cansativo e tomar um tempo desnecessário, fazendo com que o seu cronograma se perca completamente.
Por isso, é fundamental que o gerenciamento de projetos no SAP envolva desde o início a área comercial de sua empresa. É importante ter a aprovação desse setor para que o projeto prossiga de acordo com as expectativas.
O pior desse cenário é que geralmente não sobra tempo hábil para fazer essas correções com calma e a devida maestria. Neste momento, é provável que o projeto seja entregue em seu resultado mínimo, e não na melhor das qualidades.
Para evitar esse tipo de problema, garanta essa integração com o departamento comercial, buscando sugestões e apontando as etapas a serem concluídas.
6. Tenha uma timeline bem definida
Ter uma linha de tempo determinada e assertiva é fundamental. Muitas vezes o gerenciamento de projetos no SAP falha justamente por conta desse detalhe – simples, mas essencial.
Ocorre que feriados, pontes e dias facultativos impactam diretamente no projeto. Se os envolvidos trabalham de forma remota, ou ainda se o cliente está em outro país, a contagem de tempo pode ser diferente.
Afinal, os feriados, por exemplo, variam de cidade para cidade, de estado para estado e de país para país. Esquecer um feriado e incluir a data no tempo de desenvolvimento e conclusão pode representar uma grande dor de cabeça.
Pense no cronograma com todo o cuidado do mundo. Deixe para revisá-lo no dia seguinte e mais uma vez antes de iniciar o projeto. Não deixe que falhas “bobas” arruinem o seu trabalho.
O que pode levar o seu projeto ao fracasso?
O gerenciamento de projeto no SAP conta com uma ferramenta de excelente qualidade, capaz de direcionar todo o processo de maneira clara, objetiva e otimizada.
Ainda assim, muitos gerentes se queixam de falhas que levam ao atraso, estouro de orçamento e outros problemas diversos.
A primeira coisa a saber é que quanto maior for o projeto, mais problemas surgirão durante seu desenvolvimento. Isso é absolutamente normal!
No entanto, esses problemas não devem ser grandiosos o suficiente para que o projeto não seja devidamente concluído.
Uma das formas de evitar esse desfecho trágico é compreendendo quais são os problemas que podem, de fato, prejudicar o trabalho e planejando soluções para eles antecipadamente.
Escopo mal definido
Um escopo mal definido impactará em todas as etapas seguintes. O cronograma de trabalho deve ser pensado sempre considerando a metodologia escolhida. É igualmente importante garantir uma gestão de qualidade do escopo, promovendo mudanças apenas quando necessário.
Aceitar mudanças por medo de impor suas ideias
O cliente e a equipe devem ser participativos. Ser flexível é importantíssimo, escutando opiniões e pontos de vista variados. Porém, o gerenciamento de projetos no SAP requer pulso firme, às vezes.
Nem sempre as ideias caberão, as mudanças serão necessárias etc. Por isso, tenha maturidade e cuidado para saber quando dizer “sim” e quando dizer “não”. Não deixe que o projeto afunde por medo de mostrar melhores possibilidades para os envolvidos.
Lembre-se também que o gestor tem papel fundamental de liderança. Erros e acertos, no final das contas, serão contabilizados em seu nome. Cautela é sempre importante.
Não acompanhar o desempenho do projeto
O chamado “status report” costuma ser feito uma vez por mês, divulgando o andamento do projeto. Porém, essa frequência nem sempre é suficiente para garantir o sucesso do plano.
Um bom gerente acompanha o índice de evolução com mais cuidado, sempre verificando se está de acordo com o escopo e se está seguindo o cronograma conforme esperado.
Para isso, é importante estabelecer métricas que consigam garantir o cumprimento das etapas. Elas podem ser em quantidade, qualidade, tempo…o que couber melhor no seu gerenciamento de projetos no SAP.
Não buscar ajuda quando necessário
O ego costuma ser um problema para muitos gerentes. Ocorre que eles acabam se negando a buscar ajuda quando precisam, e muitas vezes colocam o projeto em risco por conta disso.
Tanto a equipe quanto os gestores e o próprio cliente devem ter participação e devem servir como auxílio quando você precisar. Sempre considerando a sua posição de especialista no assunto.
Lista de erros mais comuns em um projeto
Dos erros mais comuns, aqueles que realmente podem colocar o seu projeto em xeque e podem até mesmo tornar a missão um fracasso são os seguintes:
- Ingerência do plano de trabalho;
- Erros nos cálculos de recursos humanos ou financeiros;
- Erros no cálculo de tempo;
- Mudanças inadequadas no escopo no andamento do projeto;
- Comunicação falha entre os envolvidos;
- Não mensurar os riscos e possibilidades de erros do projeto;
- Falhas no gerenciamento da qualidade.
Sabendo antecipadamente que esses problemas podem surgir e podem colocar o seu projeto em risco, um bom gerente deve se programar para lidar com essas situações e evitar alguns dos problemas.
Como dito anteriormente, quanto maior o projeto, mais problemas ele tende a enfrentar em seu desenvolvimento. Porém, muitos deles são previsíveis e evitáveis.
Nesse contexto, cabe dizer que a expertise, experiência e o envolvimento do gerente de projetos é o que determinará o sucesso.
Um gerente que mergulha de cabeça em sua missão consegue obter os melhores resultados e consequentemente consegue entregar um projeto excelente.
Trabalhar com SAP não é difícil!
Se você conhece a ferramenta, mas nunca utilizou, efetivamente, saiba que está lidando com um programa muito fácil de utilizar. O SAP foi desenvolvido para facilitar – e não para complicar a vida do gerente de projetos.
O que realmente conta é o estudo a respeito do planejamento e o diálogo claro e objetivo entre as partes. É preciso não deixar dúvidas para que o SAP consiga lhe entregar o que você almeja.
Subestimar riscos, ignorar prazos e não trabalhar com metas e métricas bem definidas são alguns dos pontos que acaba tornando a tarefa mais difícil.
Portanto, planejamento e organização são a alma do negócio! Isso somado a uma equipe de qualidade e um projeto bem estruturado determinará o sucesso absoluto.
As dicas para gerenciamento de projetos no SAP que descrevemos no decorrer desse conteúdo não são regras, mas podem lhe ajudar (muito!) a chegar aonde deseja.
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