Integração de softwares: Com a onda de conectividade, os consumidores estão cada vez mais imersos no mundo digital, portanto, vender pela Internet se tornou uma condição necessária para todos os tipos de negócios.

As lojas online são outro canal de vendas e devem fazer parte da estrutura do negócio. Porém, é muito comum encontrar empresas que não integram software de e-commerce e gestão, ou seja, não há estoque centralizado, informações de clientes, dados financeiros, etc.

A loja virtual desintegrada acabará aumentando os custos operacionais devido ao gerenciamento de clientes, gerenciamento de pedidos, processos de logística, informações duplicadas, aumento de procedimentos manuais e erro humano.

códigos de integração de software

Integração de softwares: A importância do e-commerce e integração ERP

Gerenciar o e-commerce envolve várias atividades. Necessidade de cadastrar produtos, verificar vendas, monitorar estoques, emitir notas fiscais e entregar mercadorias, e essas são apenas algumas das atividades do dia a dia do trabalho.

No início, parecia fácil realizar todas essas operações manualmente. Mas à medida que as vendas online aumentam e as lojas online crescem, fica cada vez mais difícil. É por isso que muitos empreendedores investem em softwares ERP (Enterprise Resource Planning).

O ERP ou Enterprise Resource Planning é um sistema que permite que vários departamentos de uma empresa sejam integrados em uma plataforma, facilitando assim o gerenciamento.

Cada departamento é gerenciado por meio de um módulo ERP. Geralmente, um sistema de gestão possui nove módulos principais. Veja o que são:

  • Gerenciamento: cadastrar usuários e arquivos, administrar direitos de acesso, etc. .;
  • Compras: Gerenciar a aquisição de produtos para revenda e a aquisição de materiais de apoio;
  • Produção: Para empresas que produzem seus próprios produtos. Gerar ordens de produção e relatórios de acompanhamento;
  • Controle: administrar os recursos da empresa, realizar inventário de estoque e alocar centros de custos diretos e indiretos;
  • Faturamento: funções como emissão de nota fiscal e verificação de disponibilidade de estoque;
  • Finanças: administrar contas a pagar e contas a receber, auxiliar na gestão de custos, como compras mensais de mercadorias, e definir preços de revenda;
  • CRM: Gerencie os dados do histórico de compras do cliente e permita ações e atividades de marketing direcionadas;
  • Logística: inventário de estoque, controle de transporte de cargas e logística reversa.

Existem várias maneiras de fazer essa integração, mas duas delas são as mais tradicionais e as mais utilizadas: integração por meio de APIs e integração por meio de planilhas. Em seguida, você verifica cada item em detalhes.

Integração de softwares: Integração via API’s

Este tipo de integração é o mais utilizado e mais adequado para operações de e-commerce, pois é totalmente automatizado e dinâmico, e as principais etapas de atualização das informações não dependem de intervenção humana.

Para fazer isso, seu ERP e loja virtual devem configurar e documentar a estrutura do serviço web. Em outras palavras, ambos os sistemas podem obter informações de seus bancos de dados – com segurança em um ambiente online – para que outro software possa usar e atualizar automaticamente as informações.

A documentação do Web Service serve de guia para que a empresa responsável pela integração troque informações entre os dois ambientes de forma organizada e respeite os padrões de cada sistema.

Integração de softwares: Integração via planilhas

Essa integração ocorre à medida que os dados dos dois ambientes são atualizados por meio de planilhas. Isso é feito totalmente manualmente, por isso não é recomendado.

A empresa deve exportar informações, que serão integradas a softwares de gestão e importadas para o e-commerce. O problema é que os formatos dessas duas planilhas quase nunca terão a mesma estrutura, por isso devem ser ajustados antes da importação.

Outro fator desfavorável é que esse processo depende de pessoas para realizar a exportação, processamento e importação dos dados. Portanto, só é indicado quando não há outra forma mais automatizada.

planilha excel para e-commerce

Integração de softwares: Vantagens da integração do e-commerce com software de gestão

A primeira e mais atrativa vantagem da integração de e-commerce e software de gerenciamento é que todos os departamentos da organização podem ser amplamente compreendidos em uma plataforma, o que ajuda na tomada de decisões. Além disso, a integração de execução fornece:

  • Inventário integrado offline e online, permitindo acesso às informações mais recentes sobre inventário e simplificando a gestão de compras;
  • Alterações de preços, quantidades ou descontos promocionais são integrados automaticamente aos canais digitais;
  • Notificar automaticamente o processamento e a programação do pedido por meio do rastreamento do status do pedido;
  • Relatórios da plataforma de e-commerce e canais digitais convenientes;
  • Reduzir o custo de parceiros logísticos, otimizando o gerenciamento de pedidos;
  • As vendas são mais frequentes, sem a necessidade de funcionários para gerenciar os pedidos. A integração rápida e eficiente é equivalente a mão de obra de 1 pedido a 1.000 pedidos;
  • Automatização da concentração de informações: reduz muito o erro humano, tarefas repetitivas, informações redundantes, etc.

Ao exportar dados de comércio eletrônico para inserção manual no software de gerenciamento, a intervenção humana e a duplicação de informações são tarefas repetitivas, tediosas e sujeitas a falhas. Eles afetam diretamente os processos internos da empresa e a satisfação do cliente.

Finalmente, a integração de e-commerce e software de gerenciamento oferece menos burocracia e velocidade, menos erros e mais economia, menos processos e mais organização. Desta forma, sua plataforma tem escalabilidade suficiente para permitir que seu negócio cresça.

Integração de softwares: preste atenção a estes 5 pontos

Desde o final da década de 1980, com a popularidade da Internet, os hábitos de consumo mudaram. Por exemplo, o e-commerce e o mercado ganharam destaque e proporcionaram diversas vantagens, como praticidade, variedade de produtos e preços atrativos.

Além disso, a empresa vem transformando e adotando novas ferramentas para melhorar a competitividade, garantir lucros e proporcionar aos clientes uma experiência de compra positiva. É neste contexto que os softwares de gestão ERP se tornaram o maior aliado dessas empresas – principalmente em termos de integração com plataformas de e-commerce.

Por que integrar com plataformas de e-commerce?

Antes de discutir a prática de integração em si, precisamos entender porque isso é tão importante, certo?

Bem, como você já deve saber, a utilização de softwares de gestão permite que diferentes departamentos da empresa trabalhem em harmonia para otimizar e monitorar todos os processos. A integração não é exceção. Ele aumenta o controle sobre as operações, melhora a eficiência dos negócios e reduz custos.

Mas isto não é tudo! Vamos dar uma olhada em mais razões para integrar plataformas de comércio eletrônico:

  • Otimização do diagnóstico de erros e falhas;
  • Automação de processos para aumentar a agilidade;
  • Tenha mais confiança no controle de estoque;
  • Roteamento e rastreamento de pedidos;
  • Emissão de fatura;
  • Melhorar o relacionamento com o cliente;
  • Monitorar e analisar KPIs (Key Performance Indicators);
  • Otimize o registro do produto;
  • Integração com CRM (Customer Relationship Management);
  • Gerenciamento remoto (mobilidade).

Qual é a melhor prática a esse respeito?

Agora que você entende suas vantagens, é hora de saber o que precisa ser feito para garantir que essa integração seja bem-sucedida. Confira abaixo algumas práticas que norteiam todo o processo!

1-Escolha da plataforma de comércio eletrônico

Existem várias plataformas disponíveis no mercado, e cada plataforma tem suas próprias funções, recursos e métodos de integração. Portanto, o ideal é analisar cuidadosamente as possibilidades e escolher o método que melhor se adapta às necessidades específicas de sua loja.

Para fazer a escolha certa, pesquise muito e conte com a ajuda de uma empresa confiável que fornece o suporte necessário em todas as etapas de integração com a plataforma de e-commerce. Encontre um provedor de serviços que faça uma boa diferença!

2- A escolha do sistema de gestão ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) é o software responsável por organizar todas as atividades e departamentos da empresa, como produtos, pagamentos, pedidos, agendamento de mercadorias e emissão de notas fiscais. Assim como as plataformas, o ERP precisa atender às circunstâncias específicas do seu negócio. Portanto, ao fazer sua escolha, verifique os recursos fornecidos e escolha um sistema personalizável se possível.

3-Definição de plataforma e integração ERP

As possibilidades de integração oferecidas também devem ser verificadas cuidadosamente. Eles podem até decidir a escolha da plataforma, porque a compatibilidade nesta área é crucial. Por exemplo, alguns fornecem integração gratuita, enquanto outros exigem investimento.

Novamente, a sugestão aqui é contratar uma empresa especializada em integração. Isso vai garantir alguns benefícios que podem melhorar significativamente a qualidade do negócio – principalmente administrar e-commerce, mercados e lojas físicas no mesmo espaço. Portanto, todas as operações são centralizadas e otimizadas!

Após adquirir o ERP e a plataforma, você pode começar a se integrar. Cada sistema possui sua própria configuração unificada de processos: em alguns casos, o programa é manual, em outros casos é automatizado ou feito por meio de planilhas. Porém, em todos eles, as informações solicitadas devem ser preenchidas e o sistema sincronizado.

4-Preste atenção ao fluxo de operação entre os sistemas

Para eliminar erros e garantir o correto funcionamento da integração, os procedimentos operacionais entre sistemas merecem atenção especial. A troca de dados entre a plataforma e o ERP ocorre em diferentes processos. Informações como cadastro de produtos (categoria, preço, variante, estoque, etc.) são enviadas do ERP e recebidas pela plataforma.

No processo inverso (ou seja, da plataforma para o ERP), serão transmitidas informações como novos pedidos, cancelamentos e clientes. E vale ressaltar que o cadastro do produto da loja virtual deve ser sempre feito por meio de ERP. Dessa forma, o produto pode ser impedido de sair do controle interno do negócio.

Conforme mencionado anteriormente, a compatibilidade entre o ERP e a plataforma deve ser a mais ampla possível. Isso garante padronização e evita a existência de informações espúrias.

5 pontos a serem observados para integração

Por fim, há dois pontos a serem observados durante a integração. Portanto, o primeiro tem a ver com a falta de estoque: quando o produto não está disponível no exato momento em que o cliente compra, as vendas caem, os lucros caem e a competitividade cai.

Portanto, por sua vez, o segundo ponto está relacionado à sincronização de preços. Como o valor do produto costuma ser ajustado, para não perder oportunidades de vendas ou sofrer qualquer perda, é fundamental que o valor do produto seja exatamente o mesmo na plataforma e no ERP.

Conclusão

Como vimos, adotar as melhores práticas e integrar-se à plataforma é uma das maneiras mais eficazes de fazer um negócio crescer. Isso porque otimiza o uso de recursos e o estoque fica mais fácil de controlar. Além disso, as informações fornecidas por seu relatório permitem formular a melhor estratégia e a decisão mais correta.

Com a integração na plataforma de e-commerce, a comunicação com os fornecedores também foi aprimorada e o tempo de resposta ao público foi reduzido. Além disso, a gestão da empresa eliminou barreiras físicas por meio do uso de dispositivos móveis (e aplicativos) e abriu novas possibilidades de captação e retenção de clientes.