A nova tecnologia é divertida e emocionante! Fazer a transição de processos manuais para uma operação automatizada pode ser um esforço estimulante para qualquer organização. As oportunidades disponíveis são infinitas, o que também pode tornar a mudança um pouco intimidante. Não tem que ser! Está tudo no planejamento.

A adoção da tecnologia de automação de processos é mais do que apenas plug and play. Ele elimina tarefas caras e demoradas, portanto, é necessário pensar e planejar cuidadosamente a sua abordagem e implementação para obter os melhores resultados. Roma não foi construída em um dia e nem a sua automação. Aqui estão 4 fases de planejamento para ajudar a facilitar sua transição de processos manuais para uma operação automatizada

Identifique seus processos manuais 

Antes de começar a automatizar seus processos manuais, você precisa de uma lista de quais são esses processos. Portanto, a primeira fase é identificar os processos manuais em sua organização. Aqui, você pode observar com atenção como sua organização opera diariamente. Muitas vezes, quando olhamos com atenção para o que fazemos e por que o fazemos, a resposta é porque “é assim que sempre foi feito” ou ainda pior – “realmente não temos certeza do porquê”.

Perguntas a serem feitas durante a fase de identificação:

  1. Qual é o processo?
  2. O que esse processo realiza?
  3. Quem está envolvido no processo?
  4. Quais são as entradas / saídas deste processo?
  5. Que decisões são tomadas durante o processo?
  6. Com quem as informações são compartilhadas e com que frequência?

Avalie a necessidade de automatizar

Embora haja definitivamente benefícios para a automação, há algumas situações em que os ganhos não superam o custo e o esforço. Durante a fase de avaliação, você dará uma olhada em sua lista de processos manuais e avaliará os prós e contras da automação. É nesta fase que você determinará os benefícios que sua organização obterá ao fazer a transição de um processo manual para um processo automatizado.

Perguntas a serem feitas durante a fase de avaliação:

  1. Qual é o seu objetivo para a automação?
  2. Qual é a vantagem de automatizar esse processo?
  3. Qual problema você pretende resolver com a automação?
  4. Qual é o impacto desse processo?
  5. Precisamos desse processo?
  6. Quantos recursos são necessários para o processo e quanto tempo leva para concluí-lo?

 

Priorizar processos para automação

Agora vamos colocar alguma organização em torno dessa lista. Lembre-se, não estamos indo para a abordagem da teoria do big bang. Dê uma olhada em sua lista de processos para automatizar e determinar o que faz sentido automatizar agora e o que será resolvido mais tarde. No topo da sua lista devem estar os processos que apresentam maior risco ou perda para a sua organização. Então, os que seguem atrás devem ser aqueles que utilizam mais recursos. É aqui que você tira as frutas mais fáceis e percebe um rápido aumento na eficiência .

 

Perguntas a serem feitas durante a fase de priorização:

  1. Quais processos dependem de documentos em papel?
  2. Quais processos estão sujeitos a erro humano?
  3. Quais processos apresentam maior risco para minha organização?
  4. Quais processos demoram mais para serem executados?
  5. Quais processos consomem mais recursos?
  6. Quais processos utilizam transferências manuais?

 

Iniciar a migração para uma operação automatizada

É aqui que começa a verdadeira diversão! Você tem um inventário de seus processos manuais. Você avaliou cada um por seu potencial de automação. Todos os processos marcados para automação foram priorizados para implementação. Agora você pode ter uma operação automatizada! No entanto, não basta automatizar o processo. Use esse tempo para automatizar e inovar a maneira como sua empresa opera. Só porque você sempre fez algo da mesma maneira por anos, não significa que tenha que continuar assim.

 

Perguntas a serem feitas durante a fase de automação:

  1. O processo pode ser simplificado?
  2. Todas as etapas do processo são necessárias?
  3. Precisamos automatizar todo o processo?
  4. Existe uma maneira melhor de executar este processo com o mesmo resultado?

operação automatizada

Pronto

A automação é um processo iterativo. Mantenha esta abordagem de 4 fases à mão. Conforme sua organização começa a colher os benefícios da automação , você desejará dar uma nova olhada em novas oportunidades de inovação e eficiência. Não existe um processo perfeito. Sempre há espaço para melhorias contínuas.

Como você pode ver, a automação de processos manuais envolve um pouco mais do que apenas apertar um botão. Com uma abordagem metódica e a análise certa, a automação pode ser tudo o que sua organização precisa para dar uma nova olhada na maneira como você opera. A tecnologia de automação de processos existe para facilitar o esforço necessário para realizar o trabalho. Abrace a mudança e divirta-se um pouco com ela!

 

4 benefícios internos para automação de fluxo de trabalho

Você tem a garantia de uma solução para o seu fluxo de trabalho. Precisa apenas encontrar promessas quebradas, experimentando lançamentos prolongados de recursos que você pensava que estavam lá e agora não consegue cumprir seus objetivos organizacionais?

Todos esses problemas são baseados em histórias verdadeiras. Existem pessoas que continuam enfrentando esses obstáculos todos os dias, e não queremos que você seja um deles. Permita-nos colocar sua mente à vontade. Sabemos que o conceito de implementação de aplicativos BPM corporativos pode ser intimidante.

Mas com o fluxo de trabalho, você pode conectar processos e começar a conectar metodicamente as soluções fragmentadas. Existe uma maneira mais simples de cuidar dos seus dias que acabará economizando tempo, dinheiro e estresse no longo prazo. Aqui estão quatro benefícios principais da automação do fluxo de trabalho que você está perdendo se ainda usa planilhas do Excel para realizar o trabalho.

  1. O fluxo de trabalho funciona da maneira que você faz

Com uma plataforma de fluxo de trabalho flexível e interativa, não há necessidade de profissionais de TI ou designers de IU. Você pode automatizar suas planilhas do Excel com facilidade e eficiência. O sistema altera dinamicamente o que é exibido, dependendo do que você está fazendo, à medida que as interações conduzem os processos. Os dados críticos para a tomada de decisões são centralizados em uma visualização.

Nosso sistema exclusivo oferece uma transição direta e de alta qualidade do trabalho manual extenuante para uma plataforma de fluxo de trabalho fácil de usar. Configure seus níveis de conjunto de habilidades, classificações de risco e lógica de atribuição uma vez e libere esse tempo no seu dia. Então, quando você precisar mudar, você pode!

  1. Sua empresa continua avançando sem interrupções

Encontramos essa pergunta com frequência: quanto tempo leva para fazer a transição para uma nova solução automatizada? A resposta pode surpreender você. Você pode começar agora com um conjunto de fluxos de trabalho que estão sendo tratados em planilhas e conectá-lo. Isso complementará ou atualizará quaisquer sistemas existentes que você tenha. O período de tempo varia dependendo da complexidade do fluxo de trabalho e das necessidades de integração. 

  1. Analisar e relatar os dados a qualquer momento

Uma das muitas vantagens da automação do fluxo de trabalho é a capacidade de acessar seus dados quando você precisa e como deseja vê-los. Esteja você preocupado com produtividade, volumes, conclusões históricas ou previsões, seus dados podem ser acessados em tempo real nos painéis.

Depois que uma regra de negócios é executada , ele registra que foi disparada e executa a regra. A regra pode ser o lançamento de uma nova ação ou processo, a conclusão de uma ação, o preenchimento de dados ou mais, a exibição de análises ao mesmo tempo.

Usando KPIs, você pode marcar os marcos que deseja medir e adicioná-los facilmente a painéis configuráveis para qualquer tipo de função dentro da organização. A visibilidade é o resultado comprovado.

  1. O fluxo de trabalho é escalonável

Como os processos são interativos e o robusto mecanismo de regras de negócios aumenta a eficiência, a operacionalização de suas soluções alternativas e planilhas torna sua empresa cada vez melhor ao longo do tempo.

 

3 dicas para passar de processos baseados em papel para fluxos de trabalho digitais automatizados

Se seus processos existentes estão bem documentados, é relativamente fácil transferi-los para um ambiente digital usando um  sistema de gerenciamento de documentos. Infelizmente, muitas organizações têm documentação pobre ou imprecisa, o que torna a criação de fluxos de trabalho digitais mais complicada. Antes de projetar e implementar o fluxo de trabalho, você deve compreender o processo atual.

 

3 etapas básicas para criar fluxos de trabalho digitais eficazes

  1. Reúna as partes interessadas para discutir o processo: Para desenvolver processos eficazes sem papel , é absolutamente essencial conversar com os principais usuários e partes interessadas, em vez de apenas com o gerenciamento de nível C. O que você costuma descobrir é que os executivos e gerentes de nível C pensam que a organização segue um determinado processo, mas a realidade do dia a dia é totalmente diferente.
  2. Espelhe processos existentes ao mapear seus fluxos de trabalho digitais: ao desenvolver seu plano para converter processos existentes em um ambiente digital, evite introduzir mudanças radicais de processo ao mesmo tempo. Usar aplicativos ou programas o ajudará a visualizar seus processos manuais. Em seguida, você pode ajustá-los, mas certifique-se de que todos os envolvidos revisaram as melhorias sugeridas. Uma advertência: ao otimizar e digitalizar um processo, certifique-se de documentar as alterações. Então, se surgirem problemas no teste, você pode determinar se eles são devido à nova plataforma ou ao novo processo.
  3. Uma vez que o sistema de gerenciamento de documentos digitais foi testado, você pode descobrir novas oportunidades para otimizar seus fluxos de trabalho: Avalie seus fluxos de trabalho após a primeira fase de teste e procure maneiras de eliminar etapas desnecessárias e otimizar os processos. Você também deve verificar com os usuários finais após a implementação. Eles podem ter sugestões para outras melhorias no fluxo de trabalho depois de usarem o sistema por alguns meses. 

Por que mudar para um escritório sem papel?

A conversão de arquivos em um ambiente digital por meio de um  sistema de gerenciamento de documentos permite adaptar a experiência do usuário para atender aos seus requisitos. Essas personalizações geralmente incluem notificações e lembretes por e-mail ou serviços da Web que trazem dados externos para o fluxo de trabalho digital.

O uso de fluxos de trabalho digitais  não se limita a nenhum setor. Embora alguns sistemas de gerenciamento de documentos sejam projetados com escritórios de advocacia ou organizações de saúde em mente, não há necessidade de usar um sistema específico do setor. Os fluxos de trabalho digitais baseados em documentos em manufatura, saúde ou finanças usam os mesmos componentes, mas podem organizá-los de maneira diferente para atender aos requisitos de um processo.

 

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