Centros de distribuição: A gestão de compras é  uma das questões mais essenciais nos negócios . Como conciliar autonomia, capacidade de resposta e rigor? As novas tecnologias de cartão de pagamento corporativo estão fornecendo uma resposta?

Com a internet, a rapidez na tomada de decisões e a vontade de se manter ágil,  a organização das compras deve ser questionada!

As vantagens do gerenciamento centralizado

A gestão centralizada de compras e despesas comerciais é o método de organização mais tradicional.

Cada despesa profissional deve ser previamente aprovada pelo departamento administrativo ou de compras.

O procedimento de aprovação acaba sendo mais ou menos rígido. 

  • De forma simples, pode limitar-se a um ou dois níveis hierárquicos e pedir apenas algumas informações descritivas.
  • De forma rígida, pode preocupar muitos stakeholders e exigir muitas informações, especialmente em termos de ROI estimado e acordo de orçamento.

Da mesma forma , procedimentos internos de compra extremamente rígidos e detalhados e acordos sobre despesas profissionais ou relatórios de despesas foram implementados.

Podem ser objeto de documentos muito formais e o mais ligeiro incumprimento dos procedimentos é passível de sanções.

Muitas vezes, esses procedimentos internos centralizados são acompanhados por orçamentos provisórios, que visam monitorar constantemente a evolução das despesas profissionais em comparação com as previsões.

 

O Centros de distribuição traz quatro benefícios principais

  • A prudência dos funcionários em incorrer nas despesas:  não há compras por impulso ou de emergência (que por vezes se justificam),
  • As despesas profissionais são analisadas de forma independente por vários funcionários de vários departamentos, o que pode ajudar a identificar anomalias ou otimizações,
  • As negociações com fornecedores tornam-se mais rigorosas e podem, portanto, levar à economia , as relações com os fornecedores são mais exigentes porque são menos pessoais,
  • As alocações orçamentárias e analíticas para monitorar as despesas profissionais (e muitas vezes os relatórios de despesas) são mais rigorosas, pois são validadas sistematicamente por um funcionário experiente . Sabemos que os erros nas atribuições são extremamente incômodos porque distorcem todas as análises.

Em troca, o processo de compra centralizada tem desvantagens significativas:

  • Os funcionários gastam tempo inserindo e gerenciando informações , o que às vezes envolve a explicação de informações muito básicas e, portanto, desnecessárias para um funcionário remoto em outro departamento,
  • Os funcionários podem perder o poder ao tentar fazer solicitações de despesas profissionais para ver, e sem se envolver na redução de despesas e relatórios de despesas ,
  • O aspecto orçamental , por si só essencial, não deve onerar toda a gestão com explicações repetidas , as circunstâncias do mercado podem exigir uma adaptação rápida que o procedimento centralizado tem dificuldade em ter em conta,
  • Conflitos entre funcionários podem ser reacendidos e até onerosos , não têm os mesmos objetivos, um contador exige rigor e o outro vendedor precisa agilidade!

Também serão despesas de negócios como relatórios de despesas, para os quais os controles são reduzidos ao máximo.

A gestão descentralizada se orgulha de ser moderna , capacitando os funcionários nos objetivos de negócios e dando-lhes total autonomia para alcançá-los.

Os funcionários têm, assim, a impressão de fazer parte de uma pequena “empresa” e serão mais criativos na sua gestão. 

Vamos dar um exemplo simples:

  • O funcionário tomará por conta própria a iniciativa de reduzir os custos com trens, assinando um cartão de redução, em vez de esperar que o departamento de compras o recomende.

Em geral , a gestão descentralizada de compras baseia-se no pressuposto de que o tempo gasto no controle detalhado de cada despesa representa um custo maior do que os ganhos possíveis, ao mesmo tempo que retarda as decisões e, muitas vezes, gera tensões internas.

Portanto, os resultados da gestão de compras descentralizada podem ser resumidos em alguns pontos-chave:

  • Os departamentos e colaboradores vinculados têm orçamento operacional próprio, definido com antecedência, o que simplifica o dia a dia do trabalho em todos os níveis,
  • Os próprios funcionários são motivados a fazer melhor do que o orçamento , ou seja, a gastar menos do que o esperado , economias com as quais serão recompensados,
  • Em intervalos regulares, os administradores têm voz , controle, acompanhamento, análise e recomendações.

informação centralizada

Um sistema que combina os dois é possível!

Todavia, como vimos, é muito difícil conciliar autonomia, responsabilidade, negociação com fornecedores e o rigor dos números de gestão .

No entanto, este é um assunto que diz respeito a muitas despesas profissionais, mas também aos relatórios de despesas.

Para conseguir isso, é importante pensar com cuidado e estruturar a organização :

  • Algumas despesas serão centralizadas porque merecem totalmente , principalmente para negociações com fornecedores, elas devem ser listadas e garantidas que isso seja respeitado,
  • Algumas agências geograficamente distantes precisam de uma certa autonomia, é absolutamente necessário dar a elas mantendo o controle,
  • Algumas despesas não merecem acompanhamento prévio , devem ser objeto de descentralização formalizada.
  • Painéis regulares (todos os meses) tornam possível gerenciar a empresa,

É, portanto, por meio da reflexão a montante, da organização formal das delegações e dos níveis de informação exigidos que cada funcionário se sentirá à vontade.

Formalizar a montante, informar amplamente os colaboradores e zelar pelo respeito dos procedimentos são estas as condições para uma descentralização eficaz e rigorosa .

 

Responsabilidade facilitada por tecnologias de cartão de pagamento corporativo

Graças às  novas tecnologias e aos cartões de pagamento corporativos de nova geração , é possível conciliar flexibilidade e rigor nas compras.

Cada funcionário tem um cartão de pagamento seguro em tempo real que pode usar de forma independente.

Mas, esses cartões de pagamento podem ser utilizados com regras muito rígidas de valores, cronogramas e até tipo de despesas que são definidas e gerenciadas em tempo real na tela.

Um único clique é o suficiente para ativar ou desativar um cartão.

Despesas que não atendam aos critérios de autorização são simplesmente recusadas.

Nesse sentido, o processamento posterior , administrativo e contábil é totalmente automatizado , assim que o pagamento for efetuado, o funcionário tira uma foto do documento comprobatório e completa as informações oferecidas.

A natureza da despesa é proposta por defeito, os valores e os impostos são exibidos diretamente.

Os gerentes e contadores se beneficiam de uma visão completa e em tempo real das despesas , incluindo documentos de suporte. Fácil para eles controlar as cobranças certas, as informações essenciais (código analítico, código de conta por exemplo …).

Esta organização tem muitas vantagens:

  • Empoderamento dos funcionários dentro de limites definidos conhecidos por todos,
  • Informações imediatas e completas sobre despesas,
  • Automação de processos, economia de tempo e simplicidade como bônus.

Novas tecnologias de pagamento com cartões de empresa trazem, assim, um verdadeiro progresso na gestão para torná-la mais ágil e flexível.

Os pontos principais a serem lembrados:

  • A gestão centralizada de determinadas compras permite negociar com os fornecedores, o que é uma vantagem importante, e gerir de perto os circuitos de informação.
  • A gestão descentralizada de despesas profissionais e relatórios de despesas economiza tempo, melhora a capacidade de resposta e desenvolve ainda mais a iniciativa
  • As novas tecnologias de pagamento permitem conciliar os dois modos de organização, proporcionando flexibilidade controlada e permitindo um controle rígido.
  • Os cartões de pagamento corporativos de nova geração estão cada vez mais populares graças às suas regras de operação em tempo real e automação de gerenciamento.

 

Centros de distribuição: Prós e contras do armazenamento centralizado

O controle de estoque é uma parte substancial de qualquer empresa que está gerando produtos e mantendo-os em um depósito ou centro de distribuição. Se sua organização produz grandes volumes de produtos, o controle de estoque é uma necessidade absoluta para sua operação. Se o estoque for manuseado incorretamente e não for administrado de maneira adequada, sua organização pode considerar que a perda de lucro, a perda de capital e a perda de eficiência operacional são um resultado potencial para o seu negócio. Se você está nos estágios iniciais de desenvolvimento de um canal de distribuição e tentando escolher se deseja ou não usar armazenamento centralizado ou descentralizado, é importante entender os prós e os contras de cada um desses conceitos. 

Com cada um desses conceitos, há muitos prós e contras em cada um. O estoque centralizado permite que você supervisione seu estoque e tenha tudo em um só lugar, enquanto o estoque descentralizado espalha seu estoque entre vários centros de distribuição. O principal fator a considerar é o quão longe está o alcance do seu cliente e se os custos de transporte são eficientes e ainda deixam você lucrativo. Se você ainda não tem certeza do que é mais benéfico, neste blog vamos nos concentrar nos prós e contras do armazenamento centralizado. 

 

Centros de distribuição: Prós e contras do armazenamento centralizado 

No armazenamento centralizado, há vários prós e benefícios em utilizar essa estratégia de distribuição. Os profissionais relativos ao armazenamento centralizado incluem o seguinte: 

  • Custos de operação reduzidos – os custos de operação são de longe um dos custos mais substanciais em qualquer negócio ou operação. Optar por centralizar o armazenamento e a distribuição reduzirá o aluguel, os serviços públicos e os custos operacionais necessários para administrar vários depósitos. Além de pagar mais pelo aluguel, a necessidade de gastar mais com novos equipamentos e tecnologias para cada armazém também será erradicada. Com essas reduções de custos, os varejistas também podem definir estratégias de preços com mais facilidade devido à natureza mais estável do gerenciamento de estoque. Em última análise, isso permitirá margens mais altas ou preços mais baixos para os clientes. 
  • Custos de entrada reduzidos – o armazenamento centralizado também pode diminuir o custo de remessa e transporte devido à capacidade de armazenar estoques maiores. A necessidade de despachar caminhões para reabastecer o estoque será menor do que um sistema de depósito descentralizado, que por sua vez protegerá os varejistas de ter uma preocupação constante com altas taxas de lascamento. 
  • Melhor atendimento ao cliente – Ao optar por limitar o número de depósitos ou distribuidores, uma empresa poderá então direcionar seu foco em recursos e menos instalações. Isso significa que a instalação terá os trabalhadores mais qualificados, a tecnologia mais recente e os melhores equipamentos. Se tudo isso estiver em uma instalação, a mais alta qualidade de serviço pode ser oferecida aos clientes. 

Embora haja muitas vantagens em usar o armazenamento centralizado, há áreas em que o armazenamento centralizado também não existe. Essas desvantagens incluem o seguinte: 

  • Potencial alto custo de entrega urgente – uma das desvantagens mais substanciais pertencentes ao estoque centralizado inclui cometer erros ou cálculos errados. Se houver o menor erro de cálculo sobre a quantidade de produto necessária ou quanto tempo ele deve durar, o varejista terá que pagar taxas adicionais por entregas urgentes para compensar o erro. Se esses erros acontecerem regularmente, o dinheiro economizado ao optar pelo uso de um depósito centralizado será compensado. 
  • Problema com gerentes locais – Ao decidir não distribuir por meio de vários depósitos, podem surgir problemas ou desafios com os gerentes locais. Em geral, os gerentes locais terão uma forte tendência para uma grande quantidade de estoque estar visualmente presente. Eles se sentiriam mais seguros porque catástrofes naturais ou má administração de estoque não os afetariam tanto quanto fariam com outras empresas.