Para ter um ambiente corporativo funcional, é fundamental uma gestão integrada.

Empresas com departamentos independentes e com objetivos diferentes parecem se esforçar para atingir metas individuais, mas não faz sentido se você deseja obter melhor desempenho nos negócios, ter mais vantagens competitivas ou proporcionar mais satisfação aos seus clientes.

A verdade é que essa gestão descentralizada é muito comum no mercado, pois não é fácil fazer uma empresa totalmente integrada. Quanto mais complexo um negócio, maior é sua necessidade de centralizar processos e decisões sem que os departamentos percam sua independência.

Portanto, neste post, mostraremos como colocar em prática a gestão integrada e as melhores plataformas para isso.

 

O que é gestão integrada?

A gestão integrada é uma forma de gerir uma empresa com base em processos e objetivos integrados . Setores distintos atendem a uma mesma gestão, seguindo as mesmas estratégias.

Quando você concentra as várias áreas em uma visão integrada, o negócio se torna mais eficiente, criando uma comunicação mais fluida com menos impasses no dia a dia. O resultado é um produto ou serviço com maior qualidade e clientes mais satisfeitos em geral. A longo prazo, toda a cadeia operacional será aprimorada.

 

Como aplicar a gestão integrada?

Para aplicar a gestão integrada, é preciso criar uma cultura organizacional concisa, com foco nos mesmos objetivos e, preferencialmente, segmentada por processos.

Ter um planejamento estratégico é fundamental para que você possa diagnosticar a situação atual da empresa e determinar o que deseja alcançar. Em outras palavras, você precisa estabelecer metas globais e convocar funcionários de todas as áreas para realizar suas tarefas e realizar processos com base nesses objetivos.

Para fazer isso, você precisa implementar um sistema de gestão que integre todos os processos de negócios de ponta a ponta. Uma plataforma digital pode automatizar seus processos para que todos estejam integrados.

Como uma única plataforma pode integrar todos os processos de um negócio?

Então, qual é o tipo de plataforma ideal para o seu negócio? Para responder a essa pergunta, é vital saber quais são seus processos e quais softwares de negócios podem atender às suas necessidades.

Um all-in-one plataforma corporativa digitais é capaz de suportar soluções para CRM, Billing, E-commerce, Analytics, BPM, ECM, R & S , e muitos mais no mesmo sistema. Portanto, os processos de finanças, ações, marketing, negócios, RH e vendas podem ser vistos, operados e transformados dentro da mesma plataforma. Aqui estão alguns dos benefícios obtidos:

  • Melhoria na comunicação entre departamentos – uma vez que todos eles têm acesso aos mesmos processos
  • Organização da rotina de cada funcionário, estabelecendo as responsabilidades e metas de todos em cada processo
  • Padronização de entregas
  • Dados mais confiáveis e seguros
  • Otimização do atendimento ao cliente

Vamos imaginar, por exemplo, um BPMS com sistema ECM e Analytics, tudo integrado. O BPM automatiza todos os processos, tornando-os visíveis no sistema com regras de negócio implementadas, prazos e responsabilidades dos colaboradores envolvidos.

ECM (Enterprise Content Management) guarda, digitaliza, compartilha e interpreta todos os documentos inerentes a estes processos. Com o Analytics , você pode processar todos os dados coletados nesses conteúdos e analisá-los com sabedoria. Os insights obtidos nesta análise podem ser usados para a tomada de decisões, o que torna a empresa mais eficiente e focada em seus objetivos.

 

Quais são os benefícios de uma plataforma multifuncional?

Uma plataforma multifuncional está totalmente disponível online por meio de uma nuvem com atualizações em tempo real e, também, à disposição de todos os envolvidos no processo, como funcionários, gestores e fornecedores.

Pode ser difícil encontrar uma plataforma preparada para atender às necessidades específicas de um negócio. Consequentemente, é uma boa ideia contar com uma plataforma de baixo código, pois ela possui modelos predefinidos que são mais fáceis de programar. Você só precisa “arrastar e soltar” para personalizar as soluções de acordo com as necessidades da sua empresa.

Você pode verificar alguns dos benefícios de adotar uma plataforma multifuncional abaixo:

Eliminação de ações repetitivas

Com todas as informações centralizadas, não é mais necessário comunicar atualizações por e-mail, ou mesmo pessoalmente, entre setores. Todos têm acesso às mesmas informações por meio do sistema. Isso também reduz o retrabalho, pois a automação evita que uma tarefa concluída seja repetida.

Segurança e confiabilidade

Os processos automatizados estão disponíveis em ambiente seguro e online onde é possível verificar a confiabilidade das informações.

Redução de custos

A gestão integrada elimina a burocracia interna, pois evita erros e reduz o custo de conclusão de tarefas. Consequentemente, isso também reduz os custos operacionais.

Padronização e otimização de processos

Por meio de um sistema multifuncional como o BPM, você pode estabelecer padrões para processos e otimizá-los. Dessa forma, toda a equipe estará focada na melhoria contínua.

Transparência do processo

Por meio de um sistema multifuncional, todos os processos realizados serão cadastrados em um único local, o que os torna mais transparentes. Além disso, permite a manutenção e a busca de informações.

Aumento de produtividade

Toda essa eficiência torna a empresa mais produtiva com menos etapas desnecessárias e menos perda de tempo. Cada colaborador está ciente de seu papel e de seus objetivos, tornando-se mais engajado como um todo.

Aumento da competição

Com todas as melhorias mencionadas acima em produtividade, transparência, otimização de processos e redução de custos, a empresa será mais competitiva porque você pode tomar decisões mais estratégicas.

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Como posso implementar um sistema de gestão integrado?

 

Identifique suas necessidades

Primeiro, você precisa de uma análise para descobrir quais áreas sua empresa se beneficiaria mais com um sistema de gestão integrado. Então, junto com um gargalo e uma análise de demanda, você pode verificar com qual processo você poderia começar.

Escolha um sistema de qualidade

Existem muitos sistemas de qualidade disponíveis no mercado, mas você precisa fazer uma análise detalhada para verificar se o sistema é adequado às suas necessidades .

Treine seus funcionários

Treine seus funcionários para que possam entender o sistema e reconhecer os recursos disponíveis .

Monitore seus resultados e mantenha o sistema funcional

Você precisa acompanhar todas as ações do seu sistema para verificar melhorias com a sua implementação . Não adianta implantar um sistema como este e não monitorar seus efeitos na empresa. Se forem encontrados problemas, eles serão modificados e monitorados para verificar sua eficiência.

 

Um sistema de gestão integrado é adequado para o seu negócio?

Embora as questões de meio ambiente, saúde e segurança e qualidade (EHSQ) sejam frequentemente tratadas por sistemas de gestão individuais, os princípios orientadores por trás de cada uma dessas áreas compartilham um elo comum. 

Mas é importante lembrar que os padrões EHSQ mais importantes – incluindo ISO 14001 (meio ambiente), OSHAS 18000 (saúde e segurança) e ISO 9001 (qualidade) – estão todos enraizados no PDCA ou Ciclo de Deming.

É responsabilidade das empresas que encontram sobreposição regular entre essas áreas considerar os benefícios potenciais de um sistema de gestão integrado (IMS). Um IMS coordena todos os procedimentos, sistemas e processos de uma organização em uma estrutura completa e, em um cenário ideal, permite que a organização opere como um todo, com objetivos unificados em todos os departamentos.

 

Para cada um dos próprios EHS

Mas um IMS completo não é para todas as empresas. Nem todas as empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar com a adoção de um sistema de gestão integrado. Integre sistemas de gerenciamento quando houver um benefício claro para os negócios, não apenas por uma questão de integração.

Os principais benefícios do gerenciamento integrado de EHSQ incluem a relação custo-benefício e a colaboração entre questões de EHSQ intrinsecamente relacionadas. Imagine uma empresa que usa um material perigoso hipotético na fabricação de um produto em uma de suas fábricas e considere como esse material perigoso pode criar problemas quase igualmente significativos dentro de cada domínio de EHSQ. Meio ambiente: O material perigoso pode ser tóxico para o meio ambiente em geral e exige consideração no monitoramento de emissões atmosféricas da organização.

Saúde e Segurança: O mesmo material perigoso pode comprometer a saúde ou colocar diretamente em perigo a vida dos funcionários da fábrica.

Qualidade: O manuseio e o uso do material perigoso podem ser regidos explicitamente pelos padrões de qualidade existentes.

Por exemplo, basta olhar para a recente série de recalls associados ao conteúdo de cádmio em brinquedos infantis fabricados na China. A exposição direta estendida dos trabalhadores da fábrica ao metal pesado altamente tóxico exigiria uma política interna de saúde e segurança que regesse a exposição e o uso seguros.

Além disso, dado que o usuário final dos brinquedos é as crianças, os mecanismos de gestão da qualidade teriam de garantir que o teor de cádmio dos brinquedos não ultrapassasse os máximos regulamentados pelo governo federal que afetam os mercados nos quais o produto seria vendido. Mas, além disso, uma vez que o cádmio descartado incorretamente é conhecido por lixiviar e contaminar as águas subterrâneas, providências teriam que ser tomadas para garantir o descarte adequado do material no nível da planta.

 

Prós e contras

Uma consideração das vantagens e desvantagens relativas de um IMS é um bom ponto de partida para avaliar se chegou a hora de integrar plataformas de gerenciamento ou se a integração não geraria nenhum retorno imediato ou de longo prazo.

Eficiência de custos: Os padrões mencionados acima compartilham vários requisitos comuns, incluindo controle de documentos, auditoria e treinamento. Uma redução de custo óbvia surge quando uma empresa aborda cada uma dessas áreas com software e processos compartilhados. Além disso, os registradores tendem a oferecer descontos quando podem auditar dois ou mais sistemas de gerenciamento juntos, ao invés de um de cada vez.

Eficiência de tempo: Embora a logística de implementação de um IMS possa ser complicada no início, a relativa simplicidade de gerenciar sistemas EHSQ juntos em uma base contínua acabará economizando tempo e frustração.

Marca corporativa: a maioria das empresas entende que um evento EHSQ negativo – por exemplo, um erro, um recall de produto ou um ferimento de funcionário – pode ter um impacto significativo em uma marca corporativa, bem como no preço das ações. Aplicar os mesmos padrões a cada área por meio de um IMS reduz o risco de qualquer evento desse tipo.

Colaboração: um IMS reduz os silos de informações que normalmente assombram a maioria das organizações. Os dados principais podem ser compartilhados seletivamente em uma organização, reduzindo assim o risco – por exemplo, aquele associado ao uso de materiais perigosos – enquanto capitaliza melhor as oportunidades.

 

IMS não é para todos

Embora os prováveis benefícios da integração do gerenciamento de EHSQ sejam substanciais, um IMS não é para todos os negócios. Para uma empresa muito ansiosa para conciliar as considerações de EHSQ, algumas complicações podem surgir.

Alguns oponentes do IMS argumentam que a adesão estrita às nuances de um conjunto específico de padrões é sacrificada em nome da integração. Ou seja, ao definir uma ampla base de padrões amplamente aplicáveis para fazer cumprir em todos os domínios do EHSQ, alguns detalhes podem passar despercebidos institucionalmente.

Tudo depende do que especificamente uma empresa está tentando integrar. Por exemplo, fazer com que os gerentes de todos os departamentos empreguem as mesmas listas de verificação e relatórios de auditoria pode ser equivalente a misturar maçãs e laranjas. No entanto, o aproveitamento do mesmo software de auditoria que permite a importação de listas de verificação EHSQ individuais pode reduzir custos.

 

Paradigma

Além disso, um velho paradigma sugere que alguns aspectos de meio ambiente, saúde e segurança não estão intrinsecamente ligados a aspectos de qualidade, como melhoria contínua no desempenho, conformidade legislativa e considerações de riscos, mas isso mudou conforme as empresas tentam constantemente melhorar seu ambiente, desempenho de saúde e segurança.

Historicamente, essas preocupações têm sido dominadas pela legislação e a qualidade, em geral, tem sido orientada para o cliente. O que está acontecendo agora é que meio ambiente, saúde e segurança estão sendo fortemente influenciados pelo impacto da marca e a qualidade está sendo influenciada pela nova legislação de proteção ao consumidor.

Entre alguns oponentes do IMS, surgiu a noção de que as auditorias podem se tornar mais complexas. No entanto, ter um IMS não exige de nenhuma empresa o cumprimento de uma auditoria EHSQ abrangente cada vez que uma auditoria é conduzida. Em vez disso, as empresas precisam avaliar onde existe sobreposição e onde faz sentido para os negócios combinar elementos.