ERP para PME: quais erros você não deve cometer antes da implementação

ERP para PME: Erros na implementação de ERP são tão comuns que muitos profissionais de TI estremecem ao ouvir essa sigla.

O pânico deve-se principalmente à experiência negativa causada pelo fracasso do processo de instalação, mas esta experiência negativa durará muito tempo e acabará por consumir muito tempo, dinheiro e energia para as pequenas e médias empresas (PMEs).

 Entender as principais falhas que as empresas cometem ao implementar o ERP pode ser uma das melhores maneiras de evitar que elas ocorram em sua próxima experiência.

Preste atenção a este artigo para aprender sobre 11 erros comuns que as PMEs cometem ao implementar ERP.

 

1. ERP para PME: Não fazer planos eficazes

Como em qualquer outro tipo de projeto, o planejamento incorreto da implementação do ERP é a fonte da maioria dos problemas que surgem durante a execução da ferramenta.

Um dos erros comuns hoje é subestimar o tempo e os recursos necessários para fazer alterações. Vale ressaltar também que antes de selecionar um sistema, faltam análises e revisões nos processos e políticas da empresa.

Quando as empresas não entendem o contexto atual de suas atividades, é difícil saber o que precisam fazer para otimizar processos e negócios.

 

1. ERP para PME: Confie na tomada de decisão de cima para baixo

Nas PMEs, não é incomum que os proprietários de empresas tomem a decisão de implementar o ERP. Quando isso acontece, outro erro comum é não envolver funcionários-chave da empresa em determinados departamentos para que eles possam analisar, propor e discutir as necessidades e funções da nova solução.

Lembre-se de que você precisa primeiro da colaboração do usuário. Sem a participação deles, todo investimento na implantação do ERP será em vão. Além disso, muitos deles têm percepções claras sobre os gargalos do processo, o que pode ajudá-lo a economizar dinheiro e encontrar a saída mais eficaz.

 

1. ERP para PME: Não sei muito sobre ferramentas

Algumas empresas decidem implementar o ERP quase após receber sugestões de fornecedores. Nestes casos, um erro comum é aceitar a oferta sem compará-la com outras soluções ou fazer uma avaliação aprofundada das limitações e capacidades do sistema de contratação. Isso pode trazer enormes prejuízos para a empresa no futuro.

O ERP deve atender às necessidades e características do seu negócio. Ele pode ser excelente para a empresa do lado, mas quem garante que a rotina dele é igual à dela?

 

1. ERP para PME: Não preparado para mudar

Embora algumas PMEs contratem soluções de ponta para seus sistemas de gestão empresarial, muitas vezes esquecem que o treinamento é fundamental para as equipes participantes, para que entendam os benefícios do sistema, aprendam a utilizá-lo e a adotá-lo de forma proativa no meio do dia a dia.

 

1. ERP para PME: Ignore a necessidade de suporte

Não pense que você só precisa instalar o sistema e apertar um botão, tudo fluirá sozinho. Quando os usuários realmente começarem a usar o ERP, você perceberá a complexidade da adaptação.

Nesse período, surgiram alguns problemas e dificuldades, o que exigiu a presença de profissionais com experiência e conhecimento no assunto. Com a ajuda de suporte qualificado, não há dificuldade nesta fase.

Há outro problema: depois de concluído o projeto, muitas pequenas e médias empresas esquecem que precisam do apoio de fornecedores ou terceiros para tirar as dúvidas dos usuários e até mesmo ajustar as ferramentas.

 

1. ERP para PME: Esqueça a manutenção constante

Com o desenvolvimento cada vez mais rápido e o surgimento de novas tecnologias, se a empresa não se importar em acompanhar o ritmo da inovação, as soluções ERP rapidamente se tornarão obsoletas.

Olhando para esta pergunta, você encontrará outro problema comum às pequenas e médias empresas: o sistema de investimento, pensando que você pode passar alguns anos sem se preocupar com esse problema. Portanto, a empresa acredita que não precisa se atualizar, e o ideal é se ajustar constantemente para continuar a obter melhorias de processo.

 

1. ERP para PME: Não prestando atenção ao licenciamento de software

Alguns ERPs usam taxas de licenciamento por usuário. Outros cobram uma taxa única, além de manutenção e suporte. Alguns são executados em seus próprios servidores, alguns funcionam na nuvem e alguns usam servidores de terceiros.

Se a empresa não considerar esses detalhes relacionados ao licenciamento, pode acabar perdendo dinheiro. Às vezes, o número de licenças adquiridas é pequeno e, à medida que o sistema se desenvolve, o número de usuários aumenta.

Além disso, dependendo do nível de crescimento do negócio, também é caro instalar o ERP em seus próprios servidores. Sempre tende a aumentar devido aos dados acumulados.

Portanto, a abordagem errada é não analisar profundamente a situação atual da empresa e seus planos de longo prazo para escolher a solução que melhor atenda às necessidades de todos.

 

1. ERP para PME: Mantenha o sistema antigo ativo

Ao adotar novas ferramentas, uma das maiores dores de cabeça para as PMEs é a conformidade dos funcionários. Você sabe quantas pessoas preferem fazer tudo “do jeito que está feito”, mesmo que haja problemas, retrabalho e dificuldades?

Se você deixar o sistema antigo continuar funcionando, não há dúvida: muita gente vai prestar atenção nele em vez do novo ERP.

Portanto, é muito importante considerar o legado de conversão de softwares antigos e concentrar as consultas e atividades em um sistema integrado para garantir que todos cumpram ao máximo.

 

1. ERP para PME: Não estude as qualificações do fornecedor

Um bom vendedor sempre tem os melhores argumentos para convencer os clientes de que suas soluções são as melhores, mais completas e infinitamente revolucionárias. Se você apenas ouvir o que ele diz, vai acreditar que somente este sistema pode fazer seu negócio chegar ao auge.

Então o que vai acontecer? Após a entrada na empresa, surgiram problemas em todos os aspectos quando foi implementada. A abordagem mais prudente é procurar informações do fornecedor e analisar:

• Sua reputação neste campo, consulte outros profissionais da área;
• A opinião de outros clientes no site de reclamações, PROCON de sua área e redes sociais;
• Sua certificação na área de TI, etc.

Quanto mais uma empresa investe em si mesma, melhor pode fornecer soluções eficazes aos clientes. Portanto, não se concentre apenas nas ferramentas, mas nos fornecedores!

 

1. ERP para PME: Escalabilidade não é considerada

O ERP pode ser perfeito para sua empresa agora, mas se você não pensar em seu plano de crescimento, terá que pagar por um novo (que pode ser maior e mais caro) em um período muito curto de tempo.

Escalabilidade é a capacidade de uma solução de acompanhar seu crescimento. Tarefas muito manuais, bancos de dados limitados e número limitado de licenças são exemplos de problemas que podem surgir quando as PMEs expandem suas atividades.

Um bom ERP deve atender a essa expectativa e ser capaz de se adaptar a um maior volume de negócios sem grandes dificuldades, sem grandes atualizações ou mesmo substituições.

 

1. ERP para PME: Descobriu que a segurança do investimento é redundante

A informação é o ativo mais valioso da empresa. Quantos concorrentes não querem que os dados dos clientes de suas empresas, incluindo vendas, produtos principais, contatos, etc., estejam em suas próprias mãos?

As empresas que não consideram a segurança para impedir o acesso não autorizado (externo ou interno) ficam fragilizadas e podem se tornar alvos de hackers e outras fontes, causando perdas extremas.

Estes são apenas alguns dos principais erros na implementação de ERP para PMEs. Já os experimentou? Caso contrário, tenha cuidado para não enviá-los e certifique-se de que o seu negócio se desenvolve bem.

 

ERP para PME: Uma análise

Você quer que sua empresa se desenvolva de forma organizada e de alta qualidade, não é? Por isso, é muito importante tomar medidas que auxiliem na gestão do negócio. Uma delas é a implantação de um software de gestão empresarial ERP. Seu principal benefício é organizar a informação para melhor gerir a empresa.

Porém, você ainda precisa prestar atenção em alguns aspectos ao escolher este sistema, caso contrário não poderá aproveitar os benefícios desta importante ferramenta.

 

1-Esqueça o plano de implementação do ERP

Um dos primeiros erros a evitar ao implementar o ERP é a falta de planejamento. Uma pesquisa bem elaborada, incluindo estimativa de tempo e recursos, é garantia de sucesso do software de gestão.

No entanto, na maioria dos casos, os diretores e até mesmo os profissionais de TI não planejam e treinam a empresa para usar o novo sistema.

Portanto, se sua meta é otimizar seu negócio por meio do sistema, defina as prioridades, métodos, etapas e ações para mudanças promissoras. É muito importante realizar uma auditoria interna dos processos da empresa para entender onde a empresa está localizada.

Essa avaliação pode ser feita por profissionais que tenham conhecimento e experiência para analisar todos os detalhes relacionados a esse processo.

O plano deve existir na fase de implementação e na fase de manutenção do sistema.

 

1. Considere apenas o preço

Muitos proprietários de empresas estão preocupados com os custos quando precisam investir em sua organização. Na hora de escolher o sistema ERP que será implantado no seu negócio, leve em consideração as características da sua empresa, como porte, áreas de atuação e atividades realizadas, ao invés de focar apenas no preço.

É importante realizar reuniões com os gestores da área organizacional para definir as prioridades. É o que chamamos de análise de adesão, que consiste em avaliar as características da empresa e defini-las de forma clara e objetiva.

Assim, você pode escolher o software que se adapta às suas necessidades.

 

3-Esqueça a licença do software

Não considerar o tipo de permissão do sistema é outro erro que deve ser evitado. Lembre-se de que existem muitos tipos de licenças e você precisa escolher a que melhor se adapta à sua empresa.

Seu sistema pode ser instalado em modelo SaaS (software como serviço ou software como serviço em português) na infraestrutura local, em seu próprio servidor na nuvem ou acessado por meio de um navegador. Vale ressaltar que cada um desses modelos possui características específicas.

Portanto, ao avaliar o melhor ambiente para instalação de ERP, leve em consideração as necessidades do seu tipo de negócio.

Se você tiver dúvidas sobre a possibilidade de implantação deste software em pequenas e médias empresas, não se preocupe! Não há obstáculos para isso. No entanto, antes de tomar qualquer atitude, procure serviços que possam ajudá-lo a escolher a licença que melhor se adapta à sua organização.

 

1. Analise o futuro

Não considerar o futuro é outro erro a evitar ao implementar o ERP. É necessário considerar a longo prazo: considerar custos de infraestrutura, mudanças no número de usuários e treinamentos regulares.

Você também precisa considerar o suporte fornecido pelo fornecedor para ver se ele realmente pode atender às suas expectativas.

Portanto, não se esqueça de avaliar todas essas questões antes de escolher o software. As soluções ERP evoluem com o desenvolvimento tecnológico e podem exigir ajustes ou atualizações de longo prazo.

Se a solução escolhida foi baseada em nuvem, essas questões podem ser menos importantes, pois devido às características da computação em nuvem, ela terá maior flexibilidade em termos de infraestrutura, adição de novos usuários e compatibilidade local com dispositivos móveis.

 

1. Falha em treinar a equipe

Não treinar equipes de trabalho para utilizar o sistema é um problema para quem deseja implantar um ERP. É importante que os funcionários entendam como o software funciona para aproveitá-lo ao máximo.

Todas as pessoas que utilizam ERP devem ser treinadas, independente de sua função. É importante informá-los e torná-los cientes dos benefícios que o sistema oferece a todas as partes da organização.

 

1. Sistema de difícil compreensão

Se você está tentando entender como o sistema funciona, então sua empresa tem uma situação que precisa ser resolvida.

Para aproveitar ao máximo o software e obter um retorno do investimento, você precisa entender seus recursos, avaliar e explorar os recursos que ele oferece.

 

1. Pensar que apenas ERP pode resolver todos os problemas

Não há milagre no ERP! É errado acreditar que este sistema resolverá todos os problemas relacionados às operações de seu negócio.

Não se esqueça de que o software é uma ferramenta para ajudá-lo a gerenciar os processos da sua empresa. Porém, para ser eficaz, os objetivos a serem alcançados com o ERP devem ser claramente definidos.

Agora que você sabe o que evitar ao implementar o ERP, ficará mais fácil contar com ele para tomar decisões estratégicas e conquistar o mercado. Afinal, podemos ir mais longe com a ajuda da tecnologia!