Toda pequena empresa que deseja crescer e operar em um mercado cada vez mais global (e deve lidar com outras grandes empresas) deve investir em tecnologia. Um sistema ERP investimento para pequenas empresas é um exemplo de investimento. Atualmente, esses sistemas são adequados para qualquer tipo de negócio que busca o lucro e a otimização de processos.

A competitividade de hoje não permite mais que as empresas se envolvam em planilhas e aplicativos que não compartilham informações entre si. Não há espaço para processamento manual e tomada de decisão com base em informações incorretas ou incorretas.

Se você tem uma pequena empresa e planeja crescer, esta é a opção mais adequada. Com o objetivo de ajudá-lo a entender melhor as vantagens, a seguir apresentamos uma série de benefícios trazidos pela aplicação do ERP em sua empresa.

empilhadeira seguinda a logística de um pequeno negócio

Sistema ERP investimento: Modernização e performance

Uma das principais razões para as pequenas empresas adotarem sistemas ERP é manter sua vantagem competitiva. Portanto, é necessário modernizar, deixar de lado os processos manuais, que aumentam o risco de erros, e adotar uma cultura baseada na performance. Nenhuma solução integrada de gerenciamento de negócios limitará a interoperabilidade das pequenas empresas.

Essencialmente, para se manter competitivo no mercado, é necessário superar o modelo que mede o desempenho das empresas apenas com base no preço, qualidade e pontualidade na entrega. É necessário saber a fonte exata dos lucros, fazer autoprevisões na economia global e compreender as formas e meios de crescimento. Para atingir esses objetivos, fornecer ERP para pequenas empresas é o único caminho.

 

Sistema ERP investimento: Facilidade de uso e muitas funcionalidades

É importante destacar que as soluções ERP também foram modernizadas. O sistema possui os recursos e funções utilizadas por qualquer negócio, como financeiro e controle de qualidade. Além de permitir customização para as necessidades específicas de cada empresa, a interface do sistema está se tornando mais fácil de usar e intuitiva.

Essas soluções são projetadas para rodar na nuvem e podem ser acessadas de qualquer lugar ou de dispositivos conectados à Internet. Eles são fornecidos em um modelo SaaS. Neste modelo, uma assinatura mensal (incluindo operações técnicas básicas como backup, segurança da informação e atualizações) é geralmente paga por uso para pagar pelo uso do serviço.

 

Retorno do investimento

As pequenas empresas crescem a partir das necessidades de seus clientes e precisam estar prontas para atendê-los sem demora para fechar um bom negócio. Diante de uma demanda crescente, atrasar a implementação de sistemas ERP nas empresas pode não ser sustentável. Na pior das hipóteses, pode prejudicar sua eficiência operacional e causar perdas a médio e longo prazo.

Mesmo que o fluxo de caixa da sua empresa seja apertado, você precisa considerar a implementação de um sistema ERP devido ao retorno sobre o investimento que esta solução trará. A sistemática de gastos é razoável com base na estratégia de crescimento.

O objetivo da estratégia de crescimento é trabalhar de forma mais produtiva e eficaz, alcançando assim uma atuação mais confiante no mercado.

É importante lembrar que uma solução ERP trará um retorno em termos de tempo de processo e custo total do negócio, aumentando os lucros da empresa.

 

Gestão unificada da empresa

A grande sugestão do sistema ERP é o gerenciamento unificado. O sistema de gestão ERP utiliza um único banco de dados e integra todas as áreas do negócio, fornecendo informações em tempo real de toda a empresa. Em outras palavras, você poderá controlar todo o negócio e tomar decisões com base apenas nos dados fornecidos pelo software.

 

Vantagens da centralização de dados

A centralização das informações disponibilizadas pelo ERP é sinônimo de melhorias em diversas áreas. Nesse sentido, podemos falar em redução de custos, redução de erros, maior proteção de dados e atualização de processos. Por meio dessa unificação de dados, os departamentos podem ser facilmente integrados. Por exemplo: o departamento de vendas gera um pedido e a produção e o transporte são imediatamente notificados do novo pedido.

Ao utilizar este recurso, ao assumir responsabilidades, reduzem-se os antigos problemas de comunicação e os problemas de “push-push” entre departamentos. Outra vantagem é que a empresa é menos dependente de cargos de supervisão. Isso ocorre porque você pode monitorar remotamente muitos trabalhos em andamento.

 

Redução de erros e de custos

A automação sempre foi alvo de muitas discussões dentro da empresa e, pelas vantagens que proporciona, é cada vez mais comum a entrada no ambiente empresarial. Os principais benefícios das empresas que investem em automação são custos mais baixos e menos erros.

Quando você não está usando automação, todo o processo dependerá da experiência das pessoas que estão engajadas na automação. Isso significa que qualquer negligência ou cansaço excessivo do pessoal responsável fará com que a produção da empresa falhe. Quando essa não conformidade ocorre, ela deve ser corrigida. Infelizmente, isso significa que o retrabalho leva tempo e dinheiro.

 

Segurança da informação

O modelo ERP é comercializado sob a forma de contrato SaaS (exceção), portanto, pode-se dizer que uma das vantagens deste software é a segurança da informação. Além de ter um banco de dados unificado e reduzir o risco de fragmentação ou danos às informações, ao alugar um software de gestão ERP no modelo SaaS, você também terá uma estrutura de proteção completa. Neste modelo de contrato, a obrigação de garantir a segurança da informação foi transferida para o fornecedor.

 

Sistema ERP investimento: Otimização de processos

Além de reduzir erros, o ERP também ajuda a tornar a empresa e seus processos mais holísticos. Isso significa que você será capaz de encontrar gargalos de produção e tomar medidas com mais eficácia.

Qual é o resultado? Processo otimizado! Quanto mais estruturada, objetiva e pontual for sua análise dos processos da empresa, e quanto mais assertivos forem seus planos de ação sobre a mudança das circunstâncias, mais eles serão otimizados, resultando em economia e lucros.

 

Auxílio na captação e fidelização de clientes

ERP é um sistema estratégico. Ele permite que você acompanhe tudo o que acontece dentro da empresa, bem como acesse as informações do cliente. Portanto, como a informação do cliente está relacionada à produção, a gestão do cliente pode ser realizada. Isso permite que você crie personalizações de produtos e serviços.

Por exemplo, imagine que um cliente comprou seu produto há dois meses e precisará recomprá-lo alguns dias depois. Com essas informações e dados de produção e estoque, você pode enviar um e-mail ou entrar em contato conosco por telefone para informar aos clientes (se necessário) que o produto está disponível.

Esse tipo de personalização e exclusividade tem um impacto positivo na empresa e pode aumentar o número de apresentações boca a boca que a empresa recebe. Dessa forma, o ERP não apenas ajuda a fidelizar o cliente, mas também atrai novos públicos.

 

Aumento da competitividade no mercado

O sistema de gestão ERP das pequenas empresas ajuda a reduzir os custos de produção, por isso tem uma vantagem competitiva. O dinheiro economizado na produção pode ser reinvestido para melhorar o produto ou repassado aos clientes, tornando os produtos mais baratos e mais atraentes. Outra forma de redistribuir os recursos restantes é aplicá-los às atividades de marketing na tentativa de conquistar um mercado maior.

 

Funcionalidades de um bom Sistema ERP investimento

ERP para pequenas empresas

Independentemente do tamanho da empresa, o sistema ERP pode atender a uma ampla gama de necessidades. Além disso, muitas dessas tecnologias são personalizáveis. No entanto, quando se trata de ERP para pequenas empresas, alguns recursos podem ser mais úteis do que outros. Confira algumas ferramentas abaixo!

 

Geração automatizada de boletos

Este é um serviço repetitivo e extenso. Dessa forma, quanto menor a transação, mais os empreendedores sentirão o efeito positivo da cobrança automática de taxas. Afinal, essa modernização vai liberar a equipe para outras atividades e reduzir os erros a quase zero.

 

Controle da inadimplência

Um ERP de pequena empresa interessante deve ser capaz de controlar dívidas incobráveis. Normalmente, devido à falta de organização, o comércio ou as fábricas acabam por vendê-lo a maus pagadores.

Utilizando um software dedicado, o valor padrão pode ser monitorado em tempo real, e ainda é possível enviar e-mails automaticamente para os clientes em atraso. Com esta lista, é muito fácil criar uma estratégia de fidelização com condições especiais para pagar pontualmente ou antecipadamente os bons pagadores. Esta é uma função que afeta diretamente o fluxo de caixa.

 

Apontamento de erros

Em pequenas empresas, geralmente ainda existem muitos procedimentos manuais. Portanto, geralmente funciona com uma alta taxa de falhas. Nessa rotina, muitas vezes é difícil para os gerentes perceber esses erros. Se ele não os notar, não os corrigirá. Portanto, a função de exibir não qualificado será muito diferente.

gráfico da gestão financeira de um pequeno negócio

Gestão financeira e fiscal

No Brasil, a burocracia envolvida no pagamento de impostos é enorme, o que é realmente um pesadelo para os pequenos empresários. No entanto, esse problema pode ser resolvido pelo ERP de pequenas empresas, que pode automatizar as operações de gerenciamento tributário.

Dessa forma, as empresas podem evitar multas por pagamentos indevidos, atrasos ou ações judiciais. Em geral, o mesmo pode ser dito sobre o planejamento orçamentário e a gestão financeira. Esses serviços geralmente estão disponíveis nos melhores provedores de ERP.

 

Gestão de estoque

Muitas empresas lutam para controlar o estoque – este é outro problema que afeta diretamente o fluxo de caixa. Afinal, quando o sedimento ultrapassar o padrão, ocorrerá o gesso capital. Por outro lado, quando faltam itens na prateleira, a qualidade e os prazos são afetados. Nesse sentido, o ERP para pequenas empresas traz controle em tempo real e otimiza as compras e toda a cadeia de suprimentos.

 

Escolha do ERP para pequenas empresas

A escolha e implementação do melhor ERP começa com autoconsciência. Portanto, o primeiro passo antes de procurar um fornecedor é entender exatamente as necessidades da sua empresa. Em alguns casos, alguma ajuda pode até ser necessária para rastrear esse diagnóstico, mas também pode ser útil. Considere quais questões precisam ser resolvidas: estoque, impostos, vendas, etc.

Em seguida, analise o ciclo de negócios. A empresa deve se expandir nos próximos meses? Para empresas de crescimento rápido, é essencial ter um ERP flexível que possa “esticar” e absorver a expansão apertada.

 

Dinâmica da implementação

Para as pequenas empresas, a implantação do ERP começa com o mapeamento da situação atual. Portanto, a ideia é responder à pergunta: Por que instalar o sistema? Então, é necessário criar uma estratégia de gerenciamento de mudanças para planejar bem toda a transição. Portanto, é importante perceber que a instalação do ERP é um processo, não um simples evento.

Nesse caso, saiba que estamos falando de meses, não de dias. Em outras palavras, várias etapas precisam ser concluídas. Veja o resumo abaixo:

  • Gargalos – liste os problemas que o sistema deve resolver
  • Meta – a meta de melhoria que o software deve suportar (neste caso, pode tornar os cálculos financeiros mais transparentes, aumentar as vendas, melhorar os processos de produção, etc.);
  • Avaliar soluções compatíveis – as empresas devem buscar fornecedores que atendam aos seus requisitos técnicos e orçamento disponível;
  • Migração de dados – Você precisa criar um plano para migrar gradualmente os dados por meio de uma transição suave, reduzindo assim o risco de interrupção do serviço ou perda de arquivo (definir quais registros são mais importantes para a migração da estratégia de transferência de pedidos);
  • Infraestrutura – É necessário considerar o tamanho do sistema, que está relacionado aos próximos passos da empresa (principalmente para organizações que requerem escalabilidade, os recursos devem ser dimensionados de forma adequada);
  • Treinamento de usuários – usuários finais da tecnologia precisam ser treinados para usar a nova solução, por isso o tempo para cursos, adaptações e manuais de usuário é crucial.
  • Teste – A empresa também deve ter um período de tempo para testar o programa, durante o qual podem surgir dúvidas ou inconsistências (à medida que a consulta é concluída, é possível corrigir pequenos erros antes que a implementação seja totalmente concluída);

 

Erros que devem ser evitados

Infelizmente, erros e problemas na implementação do ERP são comuns quando as etapas desse processo são ignoradas ou canceladas. Portanto, todas as etapas recomendadas pelos fornecedores de TI relevantes devem ser seguidas. No entanto, a boa notícia é que você não precisa aprender a cometer erros. Afinal, basta olhar para as falhas cometidas por outras empresas e se livrar delas. A seguir estão alguns equívocos comuns sobre a implementação de ERP em organizações de pequeno, médio e até mesmo grandes.

 

Não planejar de modo satisfatório

Tempo destemido foi perdido na implementação do plano. Isso ocorre porque a maioria dos erros é causada por programações de eventos omitidas ou incompletas. Nesse sentido, empresas que não conhecem suas verdadeiras condições financeiras e de mercado podem precisar contratar auditores. Portanto, antes mesmo da transição, eles têm uma compreensão mais realista da realidade. Se o diagnóstico estiver errado, pode haver um problema com o processo de mudança.

 

Não engajar as equipes

Embora o investimento seja uma decisão de alto nível, a instalação do ERP vai depender da persistência dos funcionários – mas não só do chefe, mas também de todos aqueles que irão utilizar o novo sistema. Além disso, é importante ouvir a opinião dos líderes para melhorar o nível de diagnóstico. Portanto, peça a opinião de pelo menos um responsável por cada departamento.

Frequentemente, o pessoal da linha de frente estará agitado, sabendo quais são as principais lacunas em sua área. Além disso, por meio desse supervisor / gestor, o momento de ouvir pode ser uma ótima oportunidade para obter o apoio dos funcionários. 

Não levar em conta a escalabilidade

Como já mencionamos, o ERP para pequenas empresas deve ter um certo grau de flexibilidade. Afinal, se ele participar bem hoje, a situação pode mudar amanhã. Para evitar gastar muito tempo e dinheiro, nada mais é do que escolher uma solução que possa crescer com o negócio. No entanto, isso geralmente não é considerado ao definir o software de gerenciamento.

Portanto, é necessário entender o processo atual e estimar a expansão nos próximos anos. Em outras palavras, pergunte se há restrições de licença, restrições de banco de dados ou até mesmo muitas funções que precisam ser fornecidas manualmente.

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